COOPI is looking for a Grant Advisor in the DRC
Present in the DRC since 1977, COOPI has greatly increased the number of its interventions in the country, in response to the conflicts of the last 20 years. From Kivu, where there was the first intervention, COOPI’s activities extended to most crisis zones, in order to implement emergency programs for the benefit of displaced populations and victims of violence. war with a particular focus on nutrition, food security and child protection . In provinces emerging from crisis, COOPI is committed to implementing multi-year projects in order to ensure a transition from emergency to development and guarantee harmonious and sustainable development. COOPI promotes a relevant response to the needs of local populations through a coordination structure in Kinshasa and various operational bases in the provinces. Each year, COOPI implements around a dozen projects with funding from the European Union, the Humanitarian Fund, the ICC and UN agencies.
Job objective
Grant Advisor is the main responsible for the quality and compliance of the system as well as contract manager of the PMNS project in the DRC . It guides and guarantees the execution of project/contract performance, fundamentally ensuring internal coordination at the project level. It ensures that the execution of the actions necessary for the effectiveness, implementation and scope of the expected results and performance of the project fully respect the contract signed with the lessor.
Responsibilities
Departmental relationships at Project level:
- Make the link between the different departments in the project including: Finance and Administration, Program and Logistics to ensure that the teams are well supported to respect the terms of the contract signed with the lessor.
- Provide effective liaison, support and assistance between the department and the rest of the project group.
- Manage project performance, analyze risks of underperformance and develop mechanisms to avoid risks of project underperformance.
Institutional relations:
- Under the direction of the Head of Mission and in coordination with the Project Manager, the Finance Controller could participate in liaison with the lessor and the partners . He liaises with COOPI headquarters for this project under the supervision of the Head of Mission.
- Veiller au respect de l’accord entre COOPI et son partenaire de projet, y compris la performance conformément à ce qui a été convenu dans le protocole d’accord.
- Alerter le Chef de Mission et le Chef de Projet de tout risque lié à la performance du partenaire et chercher des solutions pour gérer la potentielle sous-performance.
- Participer à l’équipe de travail composée des différents secteurs impliqués dans le Projet et composée du Chef de Projet, du Gestionnaire Financier, du Responsable MEAL, le Spécialiste des Marchés Publics et de la Logistique, de l’Expert en Nutrition, et du représentant du partenaire afin d’orienter les décisions basées sur le respect du contrat.
Programmation et gestion du projet:
- Coordonner la préparation de la documentation nécessaire à l’efficacité du Projet (Règlement de fonctionnement, Plan de passation des marchés, etc.).
- En coordination avec le Chef de Projet, et éventuellement avec la coordination de COOPI, proposer les modifications ou changements nécessaires pour respecter les échéanciers établis, ainsi que les ajustements que le projet peut nécessiter : modification du budget, prolongation du contrat, etc. C’est sa responsabilité de s’assurer que toute la documentation nécessaire soit correctement presentée au bailleur.
- Coordonner la préparation des méthodologies pour le système permanent de suivi et d’évaluation.
- Superviser et évaluer les travaux produits et les résultats obtenus lors de l’exécution des activités du projet. À son tour, il doit maintenir une instance de suivi et d’évaluation des résultats dans le système d’information du projet.
- Contribuer à la preparation des ordres du jour des missions du bailleur de fonds, et coordonner la présentation des rapports convenus de suivi du Projet.
- Produire des rapports périodiques sur le degré de progrès et le contenu atteint grâce aux activités décrites.
- Afin de respecter les objectifs précités, il doit: préparer de rapports techniques selon les objectifs de ce contrat et les problématiques connexes; suivre des engagements liés au système de suivi et d’évaluation des différents programmes réalisés dans la zone.
Gestion économique-financière:
- En appui au Gestionnaire Financière, il collabore pour assurer la supervision de la gestion économique-financière du projet.
Conformité et renforcement des capacités du personnel:
- Assurer les devoirs, responsabilités et obligations du groupement en matière de conformité à la qualité, y compris performances et le respect de contrat.
- Ensemble avec le Chef de Projet et l’équipe mettre en place des systèmes complets de gestion de la conformité à la qualité conformément aux plans du projet et au respect des documents du projet (Plan de Suivi et Evaluation) approuvé par le bailleur.
- Veiller à ce que l’ensemble du personnel soit formé aux procédures internes de la COOPI (pour le staff de COOPI) et du bailleur pour le staff du groupement.
Visibilité et communication:
- Il coordonne les activités de visibilité et communication du Projet dans le respect des lignes directrices du bureau communication et fundraising (UCF) et du PMNS.
Supervision des procédures:
- Il assure le respect des procédures et obligations contractuelles du PMNS bailleurs aussi bien que des procédures COOPI.
- Et toutes autres taches nécessaires à la bonne et ponctuelle réalisation du projet, ou action demandée par la coordination pays dans le cadre d’intervention.
Profil du candidat
Essentiel
- Diplôme en sciences économiques, politiques, ou similaires;
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique /financière et/ ou operationnelle de projets de developpement et/ ou humanitaires;
- Excellente capacité à conduire des audits internes;
- Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office;
- Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables;
- Expérience dans le rapportage financier et la gestion de contrôle interne;
- Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain;
- Bonne technique de formation et de transfert du savoir;
- Excellente capacité organisationnelle, flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail;
- Excellente capacité de travailler sous pression;
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins;
- Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel;
- Bonne connaissance des procédures des majeurs bailleurs de fonds de developpement et/ ou humanitaires;
- Maîtrise du français, parlé et écrit;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.
Souhaitables
- Excellentes capacités de négociation et communication;
- Expérience antérieure dans des projets financés par la Banque mondiale
- Expérience de travail en Afrique du Sahel et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu’il sera pourvu, merci de votre compréhension.
COOPI Cooperazione Internazionale is a secular and independent Italian humanitarian organization that fights against all forms of poverty to improve the world. Founded in 1965, COOPI is now present in 33 countries in Africa, Latin America, the Caribbean and the Middle East, with emergency and development projects led by expatriate staff – on average more than 270 people per year – and national staff. The main institutional donors are the European Union – ECHO and INTPA – USAID, UN agencies, the Italian government, local authorities and other European governments.