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Head of acquisitions and travel
Job advertisement : Aug 14/2023
Publication cancellation date : Sep 4, 2023, 9:59:00 PM
Organizational Unit: FLMEX
Job type : Temporary work
Requirement Type: NPP ( National Project Personnel )
Grade Level: N / A
Main location : Mexico-Mexico City
Duration: 3 months ( with possibility of extension )
Position Number: N / A
FAO seeks to ensure gender, geographic and linguistic diversity among its staff and its international consultants, in order to serve the Member States of the Organization in the best possible way in all regions.
- FAO is committed to achieving diversity in its workforce in terms of sex, nationality, origin and culture.
- Women, nationals of under-represented or under-represented Member States and persons with disabilities with the necessary qualifications are encouraged to submit their applications.
- All persons working for FAO must comply with the highest standards of professional integrity and conduct and uphold FAO’s values.
- FAO, as a specialized agency of the United Nations, applies a zero tolerance policy for conduct incompatible with its statute, objectives and mandate, in particular sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination.
- All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
- All requests will be treated with the strictest confidentiality.
Organizational framework
The post is located in the FAO Representation in Mexico
Hierarchical dependency
Under the supervision of the Assistant Representative for Administration of FAO Mexico
Field of specialization
Garantizar por medio de ejecución directa, y en otros casos de supervisión, que la organización y los proyectos cuenten en tiempo y forma con los insumos necesarios para la operación, considerando la normatividad y políticas aplicables a los distintos procedimientos de compras y al mismo tiempo, supervisar que la gestión de las solicitudes de viajes y trámites relacionados sea expedita.
Tareas y responsabilidades
- Participar y revisar que los procesos de compra en cualquiera de las modalidades que se presenten cumplan con la mejor relación calidad precio y cuenten con la documentación necesaria acorde a la normatividad, garanticen las mejores condiciones de compra para la Oficina, y los servicios y/o productos que se entreguen cumplan con las expectativas de las áreas requirentes.
- Controlar el proceso de adquisiciones por medio de la integración y monitoreo del Plan de Compras de la oficina y proyectos, así como del Plan de Compras Consolidado y Estimado de Pagos.
- Realizar los procesos de compra cumpliendo con los requerimientos del solicitante y en estricto apego a la normatividad de FAO y dar seguimiento a cada compra hasta el pago al proveedor.
- Verificar que se elabore y archive toda la información y documentación relativa a los procesos de compra dependiendo la modalidad, es decir, instrumentos contractuales, cuadros comparativos de evaluación de proveedores y toda la documentación de soporte necesaria acorde a los productos o servicios y normatividad aplicable en cada modalidad.
- Preparar y/o revisar: el Plan de Compras de la oficina, Plan de Compras Consolidado y Estimado de pagos previo a la entrega al área de Finanzas, dar seguimiento y presentar estatus en los Comités de Seguimiento de Proyecto.
- Supervisar todas las actividades y documentación derivadas de los procesos de compra del personal a su cargo.
- Preparar y/o revisar la documentación a presentar para visto bueno del Comité Local de Compras, conforme a los límites establecidos por la normativa.
- Revisar Cartas Acuerdo como miembro de control de calidad y asegurar su adecuado registro y seguimiento en sistemas.
- Elaborar o validar las órdenes de compra que le sean solicitadas, dando seguimiento hasta su pago y cierre en sistema.
- Update, classify and diversify the supplier database in Excel and support in updating the database in GRMS.
- Prepare the plan and the supplier evaluation scheme and implement it.
- Serve as FAO’s focal point in the area of purchasing within the United Nations System Mexico.
- Collaborate as a focal point in logistics for events in which the office acts as an organizer or as a participant at national or international level, considering all the preparation actions, purchase and management of inputs ( products / services ) for the event.
- Review and give the go-ahead of the purchase processes carried out by other buyers, including the review of contracts and purchase orders.
- Dar seguimiento a los contratos con las distintas áreas requirentes, considerando su fecha de vencimiento para renovación, verificando que se cumplan las cláusulas de éstos.
- Planear e implementar las medidas de mitigación de riesgo de compras y viajes, así como las medidas de control interno derivadas del ICQ.
- Supervisar que se realice la identificación de proveedores de compras específicas en colaboración con los funcionarios técnicos adhoc.
- Verificar que se genere bimestralmente el reporte de órdenes de compra y requisiciones en el sistema GRMS y realizar un seguimiento adecuado hasta el cierre de éstas.
- Supervisar el seguimiento a la entrega satisfactoria de los productos y/o servicios de la Oficina con los proveedores, para realizar el pago oportuno a éstos, apoyándose en el archivo de plan de compras/control de pagos.
- Verificar en sistema GRMS el cálculo conforme a la política de viajes, del monto a pagar por concepto de viáticos y de otros gastos de viaje.
- Revisar las travel authorization TA’s, registradas por el personal y realizar las correcciones necesarias, así como de los Mission Travel Claim (MTC) y Travel Expense Claim (TECs).
- Mantener actualizadas las tarifas de Daily Subsistance Allowance (DSA) en el sistema GRMS.
- Asegurar la preparación y entrega del plan de viajes internacionales.
- Coordinarse con atención al talento y normatividad y cumplimiento, para mantener actualizado al personal con respecto a las políticas, procesos y protocolos aplicables a adquisiciones y viajes; así como dar el seguimiento necesario para su cumplimiento.
- Realizar cualquier otra función alineada con el objetivo del puesto.
LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Requisitos mínimos
- Nacionalidad Mexicana
- Cinco años de experiencia relevante en gestión de compras y adquisiciones, o tareas administrativas afines.
- Conocimiento práctico del idioma español (nivel C) y conocimiento intermedio del idioma inglés (nivel B).
- Licenciatura en Administración, Contabilidad o carreras afines.
Competencias fundamentales de la FAO
- Enfoque basado en los resultados
- Trabajo en equipo
- Comunicación
- Establecimiento de relaciones eficaces
- Intercambio de conocimientos y mejora continua
Aptitudes técnicas/funcionales
- Aptitud para utilizar eficazmente los programas informáticos estándares para oficina, tales como MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange) y otros.
- Aptitude to effectively use accounting software and other information systems and databases to incorporate data, search, retrieve/define special reports and analyze and edit the results in a suitable format.
- Proven skills to establish fluid working relationships with representatives of government institutions and NGOs.
ADDITIONAL INFORMATION
- FAO does not charge fees at any stage of the recruitment process ( application, interview, processing ).
- Incomplete applications will not be taken into account. If you need help or have questions, contact: Careers@fao.org
- Applications received after the expiration of the application deadline will not be accepted.
- Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: www.whed.net/
- Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo: http://www.fao.org/employment/home/es/ .
Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
- Si desea presentar una solicitud, vaya al sitio web de contratación de la FAO ( Empleo en la FAO) y complete su perfil en línea.
- Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Solo se considerarán las solicitudes recibidas a través del portal de contratación.
- Aconsejamos a los candidatos que presenten su solicitud con antelación suficiente al vencimiento del plazo.
- Si necesita ayuda, contacte con: Careers@fao.org.
EN LOS LOCALES DE LA FAO ESTÁ PROHIBIDO FUMAR