Apoyo Administrativo, Santiago, Chile At Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO)


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Apoyo Administrativo

Anuncio de trabajo : 26/may/2023

Fecha de anulación de publicación : 20/jul/2023, 21:59:00

Organizational Unit : FLCHI

Tipo de puesto : Trabajo temporal

Tipo de Requisición : PSA (Acuerdos de servicios personales)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal : Chile-Santiago

Duración : 11 meses renovables

Número de Puesto : N/A

_ La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

_

  •  La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
  •  Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
  •  Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
  •  La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
  •  Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
  •  Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

El apoyo administrativo trabajará en la Oficina Regional de FAO para América Latina y el Caribe (RLC), en Santiago de Chile.

La Organización contratará a un para que proporcione experiencia, habilidades y conocimientos para iniciativas específicas que son de corto plazo por naturaleza, que van desde unos pocos días o semanas hasta un máximo de 11 meses. La posibilidad de prórroga está sujeta a un desempeño satisfactorio y en función de los recursos y necesidades de la Organización. La asignación puede involucrar funciones a tiempo completo o parcial.

Dependencia jerárquica

El apoyo administrativo trabajará bajo la supervisión general del líder de unidad en conjunto con diversos actores relevantes en la Organización.

Campo de especialización

Administración de empresas, administración pública, asistente ejecutivo bilingüe, contabilidad, gestión logística, traducción

Tareas y responsabilidades

El apoyo administrativo se encargará de ejecutar diversas tareas administrativas, centrándose en las siguientes tareas principales:

  •  Completar documentos, crear y actualizar bases de datos, actualizar y dar seguimiento de minutas, entre otros
  •  Apoyo en la redacción (inglés y español) de cartas, correos electrónicos y comunicaciones diversas
  •  Apoyo en la gestión de agenda, coordinación de reuniones y entrevistas
  •  Participar en la organización de talleres y reuniones, incluyendo el envío de invitaciones, reservas de salas y espacios externos, la coordinación de viajes, preparación de materiales, entre otros.
  •  Participar en procesos de selección y elaborar los respectivos informes
  •  Gestionar las contrataciones y renovaciones de contratos de consultores de la Unidad y otros requeridos para eventos/programas/proyectos especiales, aplicando las políticas corporativas relevantes
  •  Gestionar los requerimientos necesarios para los viajes de la Unidad, incluyendo procesamiento de autorizaciones de viajes, pasajes aéreos, seguros y reembolsos de viaje, entre otros.
  •  Asistir a los colegas de la Unidad en tareas administrativas como cotizaciones y compras, monitoreo, control y archivo de información interna, redacción de minutas y seguimiento de diversos temas, entre otros.
  •  Apoyar en la elaboración del presupuesto anual y llevar un control de los gastos anuales en línea con el presupuesto.
  •  Gestionar los procesos de adquisiciones bajo las modalidades corporativas, incluyendo el control de pagos de productos y servicios

CANDIDATES WILL BE EVALUATED ACCORDING TO THE FOLLOWING CRITERIA:

Minimum requirements

  •  completed secondary education
  •  Minimum of 2 years of relevant experience in administrative activities
  •  Native/advanced knowledge of Spanish (level C) and practical knowledge of English (level B)
  •  National of Chile or with work permit in the country

FAO Core Competencies

  •  Results-based approach
  •  Teamwork
  •  Communication
  •  Building Effective Relationships
  •  Knowledge sharing and continuous improvement

Selection criteria

  •  Desirable – Native/advanced knowledge of English (level C)
  •  Desirable – Practical (level B) or advanced (level B) knowledge of French
  •  Desirable – Practical (level B) or advanced (level B) knowledge of Portuguese
  •  Desirable – Technical degree or diploma in business administration, public administration, bilingual executive secretary, logistics management, accounting, translation, human resources, or related areas

It is noted that all candidates should adhere to the Organization’s values ​​of commitment to FAO, respect for all, and integrity and transparency.

ADDITIONAL INFORMATION

  •  FAO does not charge fees at any stage of the recruitment process (application, interview, processing).
  •  Incomplete applications will not be considered. If you need help or have questions, please contact: Careers@fao.org
  •  Applications received after the application submission deadline has expired will not be accepted.
  •  We inform you that FAO will only consider degrees or academic credentials obtained at an educational institution included in the World Database on Higher Education, which is a list maintained by the International Association of Universities (IAU)/UNESCO. The list can be consulted at: www.whed.net/
  •  For all other questions visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/es/.

HOW TO APPLY Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile. We encourage applicants to submit the application well before the deadline date. If you need help, or have queries, please contact: Careers@fao.org

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