Fixed-term contract | 12 months | ASAP
Acted
For thirty years, the international NGO Acted has been working on the last mile of humanitarian action to save lives. Acted currently supports 20 million people in 43 countries to meet their needs in hard-to-reach areas, and pursues a triple humanitarian, environmental and development mandate. Acted relies on in-depth knowledge of territories and local contexts to develop and implement long-term actions, with a wide range of local and international partners, in order to build together a “3ZERO” world: Zero Exclusion, Zero Carbon, Zero Poverty
Acted Mali
Since 2012, Acted has been mobilized in Mali in response to the complex crisis and the structural and economic challenges facing the country, with interventions that combine emergency operations and development programs. Acted’s teams (today 11 international employees and 160 national employees) have supported more than 1 million people in 6 regions of Mali: Ségou, Mopti, Gao, Menaka, Timbuktu and Bamako.
Main role and responsibilities
The project development manager ensures the production of regular reports for donors and is responsible for the development of a communication strategy (internal and external) at the country level. He/she is also in charge of developing evaluation, monitoring and follow-up tools for Acted’s mission in the country of assignment.
1.Ensure the production of regular, precise and analytical reports for the Reporting Manager
- Understand and transmit donor directives;
- Establish regular liaison with zone coordinators, project managers and technical staff to ensure the production of quality reports on all zones and all donors;
- Recruit and train Reporting Managers (expatriate interns and/or national staff) to create a productive and efficient team in accordance with Acted’s principle of cost efficiency and skills development;
- Supervise the work, learning and development carried out by reporting staff in the field to ensure the quality and timeliness of reports;
- Revise the database system to simplify and clarify reporting requirements;
- Develop and incorporate robust monitoring and evaluation elements into reports;
- Travailler en étroite relation avec le département Finances pour assurer une plus grande cohérence entre les rapports financiers et narratifs, et assurer un flux de trésorerie régulier basé sur la régularité et la qualité des rapports soumis ;
2.Développer la coordination interne et les mécanismes de communication
- S’assurer du bon déroulement de toutes les réunions et de leur documentation (réunions de coordination à la capitale, réunions de coordination de zone, réunions hebdomadaires de la base, réunions mensuelles de planification, réunions trimestrielles de coordination pays) ;
- S’assurer en particulier que les modèles de Reporting, les formats, la philosophie et les dates limites de chaque projet et de chaque bailleur de fonds soient communiqués clairement et adoptés partout dans le pays pour tous les nouveaux projets ainsi que pour les projets en cours ;
- Réaliser le suivi des réunions sur le terrain et/ou à la capitale, entre les bases et entre les Directeurs Pays ;
- Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions pays ;
3.Développer une stratégie de relations avec les bailleurs de fonds externes
- Mettre à jour de manière hebdomadaire et mensuelle la base de données « relations externes », qui récapitule les récentes négociations et possibilités de propositions ainsi que les bailleurs de fonds clés ;
- Mobiliser les coordinateurs de zones, chefs de projets et personnels techniques pour s’assurer que les propositions soient développées de façon cohésive et professionnelle, en accord avec la stratégie pays d’Acted et les exigences des bailleurs de fonds ;
- Agir en tant que contact de référence pour la communication avec les bailleurs de fonds, notamment l’organisation de l’accueil d’un bailleur en visite sur le terrain ;
4.Développer une stratégie de communication externe
- Définir les activités, ressources, partenariats et groupes cibles dont Acted a besoin, notamment en maintenant un niveau élevé d’information et en comprenant la stratégie des bailleurs de fonds et les partenariats possibles ;
- Assurer la continuité des relations publiques, mettre à jour les fiches régionales et spécifiques à chaque projet et documenter les publications sur Acted dans les médias ;
- Identifier des sources de financements pour une stratégie plus cohésive d’information du public dans le pays ;
Assister le/la Directeur/trice Pays dans le développement des propositions de projets, répondant de manière adéquate aux requêtes des bailleurs de fonds ou en initiant des actions sur des projets ou des composants de projets spécifiques.
Qualifications et compétences requises
- Formation de niveau master dans un domaine pertinent tel que les relations internationales, le développement ou les sciences politiques ;
- Une expérience préalable dans le domaine humanitaire, l’élaboration de propositions, la gestion des subventions et les relations avec les donateurs sont nécessaires ;
- Connaissance du système d’aide humanitaire et capacité à comprendre les systèmes des donateurs;
- External representation skills;
- Ability to coordinate and manage a team;
- Ability to work in a team and build a team, ability to build capacity;
- Ability to work independently and creatively in a multicultural context;
- Strong oral and written communication skills, analytical skills;
- Ability to work effectively under pressure;
- Prior experience abroad is required;
Conditions
- Salary defined by the Acted salary scale according to the level of studies, expertise, level of security and level of experience: between €3,600 and €3,800 net monthly (before income taxes)
- Monthly living expenses allowance $300
- Guesthouse accommodation and food covered by Acted
- Social security, mutual (MSH) and repatriation assistance (SOS International) supported by Acted
- Transport to the mission and return ticket fully covered every 6 months (to the address specified on the employment contract)
- Visa fees covered by Acted
- R&R every 3 months (plane ticket covered up to $500 + additional compensation of $200)
- One week of preparation for departure including 4 days of immersion safety training
- Possibility of having a 30-minute call with a tax consultant
- Psychological support (meeting with a professional)
How to apply
Send your application (CV and cover letter) by email (jobs@acted.org), under reference: PDM/MLI
Please note that Acted does not charge a fee at any stage of the recruitment process.