Mali – Country Administrator At COOPI – Cooperazione Internazionale

COOPI is looking for a Country Administrator in MALI

Since 2013, COOPI has been working in the regions of Kayes, Segou and Mopti in Mali, with projects to combat child malnutrition, child protection and support activities for migrants in transit. COOPI provided support to local health centres through technical and material support to facilitate the care of severely malnourished children. Since 2018, COOPI has also been providing assistance to conflict-affected children in the centre’s regions through care services, psychosocial support and community reintegration support. COOPI is also a partner of’UNICEF and other UN agencies in monitoring violations against children in the context of the conflict. COOPI has a coordinating office in Bamako, Bamako, regional bases in Mopti and Segou and regional sub-offices in Djenne and Bankass (region of Mopti) with forecasts of’ extension over other areas. COOPI intervenes mainly with the’ financial support d’ECHO, AICS, UNICEF.

Position objective

L’Administrateur Country :

• is responsible for the correct administrative/financial management and the sustainability of country coordination, and coordination of zones, by preparing coordination budgets and controlling the drafting of project budgets ;
• takes care of the balance sheet control and the correct arrangement of financial reports in accordance with COOPI procedures and donors ;
• vouches for the seat, on the accuracy and completeness of the information.

Responsibilities

Budget planning and control:

• Prepare, in collaboration with the Head of Mission and periodically check the progress of the budget relating to the costs of general coordination and possible area coordination in the country ;
• Check the sustainability of the coordination and bases under the responsibility of the head of mission and check the correct allocation/distribution of fixed costs on projects.

Economic and logistical control :

• Supervise new project budgets in line with the planning and sustainability of the country/head office coordination in Milan ;
• En collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, identifier périodiquement les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets;
• Gestion administrative des projets dont la coordination est en charge, en particulier le SAD;
• En collaboration avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, vérifier mensuellement la gestion économique et financière des projets : état des bilans, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités;
• Fournir l’appui conseil aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôle la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds;
• Vérifier le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays ;
• Vérifier la correcte application des procédures de l’organisation relatives à l’achat des biens et à leur gestion.

Gestion financière:

• Superviser et contrôler la gestion des liquidités (caisse et banque) et l’envoi des fonds aux projets en fonction des demandes;
• Superviser les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central;
• En accord avec le Chef de Mission, s’activer pour garantir le respect des délais pour la réception des financements;
• En accord avec le desk et l’Administrateur de zone du siège central, outre que le Chef de Mission proposer les priorités pour l’échéancier de la présentation des rapports financiers;
• Assurer la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases;
• Avec le Chef de Mission, avoir la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l’organisation.

Comptes rendus et audits :

• Finaliser et contrôler les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central ;
• Être responsable de la justesse des comptes rendus et s’assure du correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays ;
• Être responsable de la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l’envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie;
• Être responsable de la préparation de l’audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays;
• Garantir le fonctionnement correct des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant également des missions de vérification sur place.

Gestion RH:

• Gérer et superviser les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à la Coordination;
• Assurer la formation des administrateurs des bases/coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif et contrôle périodiquement le travail effectué;
• Aider le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local et garantir la tenue correcte de la documentation relative à l’administration du personnel;
• Superviser et contrôler le travail du bureau des ressources humaines tant pour le staff national qu’expatrié;
• Être chargé de l’évaluation du staff administratif.

Autres :

• Elaborer et transmettre périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés ;
• Assurer le correct archivage de la documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans le respect des procédures de l’organisation ;
• En collaboration avec la coordination pays, s’occuper des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.

Profil du candidat

Essentiel

• Préférable Licence ou Diplôme en disciplines Economiques ;
• Expérience certifiée d’au moins 5 ans, dans le secteur économique-financier,la coordination administrative dans des organisations de coopération international;
• Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds suivants : UE, FH, Unicef, CPI, ECHO, WFP, AICS, UNHCR, BHA, Global Fund ;
• Excellentes compétences organisationnelles ;
• Capacité de travailler en équipe et atteindre des objectifs ;
• Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs;
• Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des contextes sécuritaires difficiles ;
• Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée ;
• Motivation à travailler dans une organisation non gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs ;
• Bonne connaissance de la langue française ;
• Excellente connaissance Office;

Souhaitables

• Expériences de travail dans des pays d’Afrique ;
• Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures;

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu’il sera pourvu, merci de votre compréhension.

COOPI is an independent and secular Italian non-governmental organisation founded in Milan in 1965. For over 50 years, the, COOPI is committed to the fight against poverty with long-term support and a constant presence on the ground next to the populations affected by the war, socio-economic crises and natural disasters. The activities of COOPI are aimed at encouraging development and responding to situations of’urgency. In Africa, Latin America and the Middle East COOPI promotes access to water, as well as the right to health and education of the poorest communities.