Field Operations Assistant, Cali – NGO experience logistics processes At Medical Teams International


ROL objective:

The field operations assistant will support the daily execution of the health project activities in Cali, Under the supervision of the Community Health Coordinator (CHW) in the city of Cali, It will help to carry out project activities and will work both in the office and in the places of activities in the region. It will provide and support the procurement and purchasing processes as necessary. In field activities, the role will have a strong emphasis on supporting the logistics of the program for Health Points to be developed in Cali. Responsibilities include assistance in organizing transportation, establishing Health Points, cleaning, and quick shopping.

Administration processes:

  • Assist in managing program records and files
  • Prepare bonus payments to Community Health Volunteers when this is required at the Cali
  • Collection and preparation of quotes and research of new suppliers of goods and services
  • Support order processes, notes of goods received, and payment documents (to be ready for the payment stage), according to the FOM (field operations manual) and the Colombian Procurement SOPs
  • Ensure that records of distributions and activities at health points are accurately recorded on digital platforms and ensure that backup documents are properly completed and finalized.
  • Prepare materials, permits and resources for future Health points.
  • Management of minor box of the headquarters if required.
  • Dar apoyo al Asistente Logístico en caso de ser requerido (inventario, proveedores, adquisiciones).

Actividades de implementación del proyecto

  • Asistir a los puntos de salud y ayudar en la preparación del lugar físico, las distribuciones y el retiro de los mismos.
  • Apoyar la logística del programa comprando los suministros del programa
  • Llevar a cabo el seguimiento y las encuestas posteriores a la distribución con los beneficiarios atendidos en los puntos de salud
  • Apoyar al Coordinador del Programa de Salud y al Coordinador de Puntos de Salud de la regional Centro en las tareas diarias para la implementación del programa, incluyendo la planificación de actividades y el apoyo a la comunicación con los voluntarios de salud comunitaria.
  • Ayudar a garantizar que se cumplan los protocolos de bioseguridad y protección en los Puntos de Salud.

Gestión de transporte para programas:

  • Definir agenda y compartirla a proveedor para las actividades de CHW y HSS en las comunidades y en las IPS. De acuerdo con el tipo de actividad: disponibilidad o trayecto.
  • Llevar la relación de los transportes durante el mes según financiador.
  • Relacionar los movimientos y firmar los cheklist de transporte.
  • Los días 20 hacer el corte para pago (cuentas de cobro, relación de transporte), EPR- MONTAR PAGO.

Cupones Electrónicos:

  • Acompañamiento a la entrega de cupones (alistamiento de elementos requeridos, , checklist de seguridad)
  • Visita periódica a proveedores para verificar que se entreguen los productos que están contratados (Marcas, precio, Unidad de Medida)
  • Antes del corte financiero pasar a Las Droguerías correspondientes (búsqueda de las tarjetas)
  • Ingreso a RedRose descargas Payment Summary ( procesos de verificación RedRose Vs cuenta de cobro de los proveedores)
  • Firmas de documentos Financieros
  • Montar EPR para pago.
  • Impresión de identificador en las tarjetas por beneficiario y canasta según corresponda.
  • Verificación de productos agotados o próximos con el proveedor e informar a oficial logístico.
  • Acompañamiento y apoyo a supervisora CHV en la redención de cupones electrónicos cuando se programa entrega masiva de cupones para jornadas mañana o tarde en el proveedor.
  • Generación de informes en el sistema de RR para pago a proveedor.
  • Conciliación para pago a proveedor; traslado al sitio del proveedor para: realizar conteo de transacciones por canasta, verificación de valores redimidos por cupón, canasta y total según fechas de corte, firma de documentos, recolección de tarjetas.
  • Realizará seguimiento a los proveedores de cupones en cuanto a la redención y cómo se está llevando a cabo el proceso. Recolección de firmas de las cuentas de cobro. Verificación en Red Rose. Realización de EPR para pagos.

Apoyo Logístico:

  • Pasar necesidades locativas y administrativas al Oficial de logística
  • Recepción y entrega de equipos celulares a CHVs
  • Actas de entregas de los equipos y de cualquier articulo entregado
  • Control de ingreso y salida de los insumos que Reposan en Bodega
  • Solicitud de Stock Mensual para PROGRAMAS, Y ADMINISTRATIVO
  • En caso de que aplique, apoyar a Requerimientos solicitados por parte de Oficial de Logística
    Realizar alistamiento de materiales y recursos con previa entrega de solicitud de stock a oficial logista para futuros puntos de salud.
  • Apoyo a la Coordinación del programa de salud en la planificación, logística e implementación de los diferentes Puntos de Salud.
  • Asistir a los puntos de salud y ayudar en la preparación del lugar físico, montaje, distribuciones y desmonte de estos.
  • Apoyo al asistente logístico en algunas compras y/o adquisición de suministros y elementos del programa y de la oficina.

Programas:

  • Búsqueda de sitios para jornadas, entrenamientos y demás Actividades
  • Alistamiento previo de insumos necesarios para las actividades de Programa
  • programación de transporte para los movimientos de los componentes
  • Registro fotográfico de las actividades.
  • Ayudar en la verificación y organización del respectivo archivo físico y/o digital del programa de salud comunitaria, escaneo de toda la documentación de los voluntarios y posterior cargue en las carpetas establecidas.
  • Apoyar cuando se requiera el pago de cada uno de los voluntarios según planilla de incentivos, este pago se realiza en la oficina.
  • Verificar que los registros, entrega de kits covid y actividades en los puntos de salud se registren con precisión en Red Rose y asegurar que los documentos de respaldo estén diligenciados adecuadamente.
  • Garantizar que se cumplan los protocolos de bioseguridad y protección en los diferentes Puntos de Salud ya establecidos y por establecer.
  • Apoyo a los Coordinadores CHW y HSS y supervisores CHW y HSS en las tareas diarias para la implementación del programa, incluyendo la planificación de actividades y el apoyo a la comunicación con los voluntarios esto con previa comunicación con HPC.
  • Entrega de elementos de EPP para voluntarios.
  • Entrega y recepción de elementos necesarios a los voluntarios para el Espacio de Apoyo Pastoral Social según programación semanal.
  • Participación en jornadas y capacitaciones cuando se programan por el equipo Staff y cuando las realizan otras organizaciones
  • Contacto con lideres comunales, presidentes de juntas de acción comunal, con el fin de coordinar actividades comunitarias y/o demás acciones que nos permitan realizar captación de beneficiarios y verificación de espacios para el desarrollo de estas jornadas.

Seguridad:

  • Visita y verificación de seguridad del sitio donde se realizará el futuro punto de salud, donde se verifica ubicación del sitio, accesibilidad, servicios públicos (agua, luz-iluminación) baño disponible, amenazas expuestas que puedan generar riesgo a staff, voluntarios y beneficiari@s, horarios.
  • Punto focal de seguridad en puntos de salud: antes de realizar un punto de salud si es una comunidad nueva se debe valorar con líderes y lideresas temas de seguridad como presencia de grupos armados, pandillas, posibles riesgos de seguridad que se puedan presentar. Asimismo, conocer quién será la persona referente en la comunidad si llegase a ocurrir un evento de seguridad. Durante la jornada estar atento a movimientos extraños, personas y tomar decisión si se requiere suspender o modificar la dinámica de la actividad.

Compras descentralizadas:

  • Se encargará de realizar los procesos de compras inferiores a 1 millón de pesos de programas. Cuando las compras sean mayores a 400 mil siempre se hará transferencia bancaria y se deberá montar EPR con los soportes correspondientes de cada proveedor como es, cuenta de cobro o factura, certificación bancaria.
  • Realizar diligenciamiento de formatos según el caso y liquidación del pago con el apoyo de finanzas.

Gestión de carpeta fotográfica:

  • Apoyará a comunicaciones en la recopilación de material fotográfico y de vídeo de las diferentes actividades que lo requieran. Como historias de vida, puntos de salud, comunitarios, capacitaciones.
  • Acompañamiento a la supervisora CHV en las visitas posparto, apoyando con el registro fotográfico.
  • Apoyo al equipo de comunicaciones en el registro fotográfico y videos de las actividades que realiza el equipo comunitario.
  • Tomas de muestra fotográfica en todas las actividades del programa de salud comunitaria y compartirlas en chats de MTI y carpetas de Teams.

Otras responsabilidades:

  • Participar en comités según sea requerido
  • Representar a Medical Teams International en reuniones según sea necesario
  • Otras tareas solicitadas por los gerentes.
  • Apoyar la protección de los participantes y empleados del programa mediante la promoción de un ambiente de conciencia y la defensa de las disposiciones del código de conducta de Protección de Medical Teams contra la Explotación y el Abuso Sexual, la protección de Niños y Adultos Vulnerables y las políticas de lugar de trabajo libres de acoso. Los titulares permanecerán alertas y receptivos a cualquier riesgo de protección de niños y adultos, adquirirán conocimientos y habilidades relevantes que le permitirán promover prácticas de protección sólidas, comprender la política y los procedimientos de protección de niños y adultos, y comportarse de manera consistente con la Protección.

Educación:

  • Bachiller y/o técnico en gestión de proyectos, procesos logísticos y/o administración de empresas y/o carreras relacionadas.

Experiencia:

  • Mínima de 2 años en actividades relacionadas con programas de ONG y planeación logística

Conocimientos:

  • Manejo de las herramientas propias para el desarrollo de sus labores, incluido SW Word, Excel, Power Point, y sistemas de gestión de beneficiarios
  • Excelente nivel de servicio al beneficiarios y clientes
  • Paquete Office
  • Conocimientos intermedios en gestión de compras
  • Conocimientos intermedios en gestión de inventarios
  • Gestión de compras

Habilidades:

  • Apertura a la escucha.
  • Voluntad de aprendizaje.
  • Disposición.
  • Tolerancia a la frustración.
  • Buenas relaciones interpersonales.
  • Comunicación asertiva.
  • Puntualidad.
  • Utilidad del recurso
  • Orientación al detalle
  • Adaptación al cambio
  • Comunicación asertiva

Actitudes:

  • Trabajar de forma cooperativa en un ambiente de equipo.
  • Capacidad para priorizar la carga de trabajo y las tareas.
  • Planificar, organizar y realizar tareas de forma independiente.
  • Adoptar y promover el llamado y los valores de Medical Teams International
  • Representar (Contribuir en presentar una buena imagen de) a Medical Teams International
  • de forma profesional ante colegas, donantes, voluntarios y público en general
  • Adaptarse a diferentes culturas.

How to apply

Los interesados que cumplan con los requisitos descritos en la presente descripción de cargo pueden realizar su postulación (CV Y Carta de presentación indispensable) vía correo electrónico utilizando la siguiente dirección, recruitmentco@medicalteams.org antes del día 16 de febrero de 2024 , es indispensable indicar en el asunto el cargo al que aplica y la fuente en donde usted conoció de la convocatoria.

Medical Teams does not discriminate in their selection processes, however, it is recommended that people with lived experience in the migratory process, as well as from different backgrounds, apply for this position, If they have the corresponding legal documentation to work in our country, it is also an essential added value that the candidate uses the Spanish Language as a minimum and the English language is added value.

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