Base Logista – Amazonas At Action against Hunger Spain

You will contribute to ending world hunger by …

The base logistics position aims to guarantee efficient compliance with the established processes in the logistics area, in order to ensure the proper accounting and administrative execution of the mission, through the performance of functions related to logistics, and documentary management established by Action against Hunger. The professional must support the administrative and logistical management of the mission, ensuring compliance with the policies and standards established by Action Against Hunger in Venezuela, donors and local legislation.

The main activities you will carry out are the following:

Objective 1: Ensure logistics management at the base

• Supervision of the organization of the maintenance / improvements of the office / house and warehouse.
• Management of infrastructure, furniture and equipment of the base.
• Bring control of communications equipment (fixed, cellular, satellite phones)
• Support the design and construction of projects with purchase plans with the base and coordination team
• Support the planning of use, maintenance and monitoring of vehicles and the organization of the daily duties of logistics assistant drivers.
• Inventory management, keep track and control of stocks and warehouse management.
• Develop methods, processes and standards for Coordlog approval according to the needs of the base.
• Participation in the elaboration of the Strategic Logistics Plan of the Region.
• Organization and achievement of external transport; suppliers, routes, prices, insurance etc.,
• Maintain close relationships with local authorities and communities.

Objective 2: Support the correct management of acquisition processes at the base

• Reception, construction and processing of purchase orders
• Preparation of purchasing processes in accordance with ACH Venezuela regulations
• Continuously investigate the local, regional and national market
• Preparation of the supply plan in conjunction with the mission project managers and base managers.
• Prepare order requests according to the needs of the project.
• Supervise the purchasing process, consolidating the offers received and promoting the execution of balanced purchasing committees by virtue of applying the Action Against Hunger and donor regulations.
• Promote strategies, links, alliances, framework agreements that allow optimizing and / or reducing costs, reducing the delivery times of purchase orders in the main office and at the bases.
• Monitor the status of assigned SPs, promoting the use of purchasing tracking tools.
• Organization and archiving in accordance with the physical and digital filing policy.

Objective 3: Manage aspects of operational logistics

• Supervises and carries out logistics management for land, air and river movements and movements as the case may be.
• Supervisión, seguimiento y reporte del uso, mantenimiento y consumo del equipamiento, comunicaciones e infraestructura del equipo según procedimientos logísticos estandarizados por ACH, garantizando que el inventario de suministros y equipamiento se encuentren acordes con la información física de la base. .
• Gestión de inventarios, llevar el control y seguimiento de stocks y el manejo de almacenes en la base.
• Identificar, actualizar y reportar necesidades logísticas de la base al coordinador logista de la misión.

Objetivo 4: Realizar y acompañar a los aspectos administrativos de la base, contrapartes y/o socios locales.

• Acompañamiento a las contrapartes en el cumplimiento de los procedimientos de compras, gestión de flota, gestión de equipamiento y gestión de stock (materiales, medicamento, etc.)
• Apoyo en la justificación logística de informes, consolidando datos de la base.
• Realizar los Briefing para los consultores de nuevo ingreso como parte del proceso de Inducción realizado por la Coordinación de Recursos Humanos.
• Mantener un contacto abierto con el Coordlog y estar dispuesto a involucrarse en temas del desarrollo de la logística de la misión.
• Analizar la situación de la base continuamente y dar recomendaciones al Coordlog y DP, cuando necesario
• Elaboración de Plan de Compras junto con el equipo de la base
• Elaboración y seguimiento al Supply Plan de los proyectos en marcha.
• Conocer y empoderar el Plan de Preparación y Respuesta a Emergencias de la Misión.

Objetivo 5: Informes.

• Realizar los siguientes informes logísticos de la base:
• Informe de equipamiento.
• Informe de usos de vehículos.
• Informe de movimientos de stock. (materiales y medicamentos)
• Informe logístico mensual.
• Informe de llamadas satelitales
• Informe medioambiental
• Informes de donación.
• Narrativo de actividades Será el responsable de enviar los informes mensualmente, dentro del tiempo establecido, analizar la información y resaltar los problemas pendientes al Coordinador logista.

Esta descripción encaja contigo?

• Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, contables, financieras y/o económicas.
• Conocimiento en gestión de inventarios, compras y flota de vehículos.
• Conocimiento en gestión presupuestal.
• Conocimiento en Gestión Logística / Manejo y Control de Inventarios.
• Gestión de bodegas y stock.
• Conocimiento en procesos de compras acordadas y procesos Licitatorios.
• Experiencia demostrada mínimo de tres años en la gestión logística en empresas u organismos del sector público o privado.
• Demonstrated experience of at least two years in purchasing process management.