Cargo
: ASSISTANT ADMINISTRATIVE GUNNER
Place of execution
: Cali
Classification
: General Services, Grade G3
Program or Unit
: Victim Program
Contract Type
: Fixed ( 9 Months )
Number of vacancies
: one
Estimated start date
: June
Creada en 1951, la OIM – Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.
La OIM está consagrada a un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para aplicar a esta vacante. Para efectos de la vacante, candidatos internos se consideran como candidatos de primer nivel.
Contexto:
Bajo la supervisión directa del Coordinador Territorial, brindará apoyo en el desarrollo y seguimiento de los procesos operativos y administrativos necesarios para la ejecución de las actividades y proyectos que desarrollen en el territorio.
Los territorios de la OIM tienen la misión de velar por la efectiva coordinación y operación de los proyectos y actividades que desarrolla de OIM. Trabaja con diferentes socios, sector privado, público, organizaciones de la sociedad civil, gobierno local y departamental, contratistas y proveedores, entre otros, a través de los cuales la OIM ejecuta sus proyectos en los departamentos y municipios.
Funciones / Responsabilidades:
- Brindar apoyo administrativo en todas las actividades del programa.
- Elaborar y tramitar las solicitudes de contratación de personas naturales o jurídicas, otrosí, prórrogas, actas de terminación de acuerdo con los procedimientos establecidos por la OIM. De igual forma, asesorar a los contratistas y las entidades en la correcta elaboración y presentación de los pagos, informes u otros documentos que requiera el Programa.
- Apoyar en la elaboración de los trámites correspondientes para la solicitud de transporte y/o tiquetes y autorización de viaje (TA) con la unidad de Pasajes de OIM, cuando los funcionarios del proyecto y/o consultores lo requieran.
- Elaborar y tramitar solicitudes de compra, contratos, adquisición de bienes y servicios, realizar el trámite de pagos.
- Tramitar solicitudes de pago de honorarios, anticipos, viajes y gestionar la legalización de las mismas de acuerdo a los protocolos establecidos por la OIM, para cada caso mantener un registro de los pagos y vencimiento de contratos que se suscriban en el marco de los proyectos.
- Verificación de recepción de servicios, revisando que las ejecuciones presupuestales de los proyectos cuenten con los soportes y documentación legal requerida.
- Apoyar en la producción de reportes de desempeño de gastos de las contrapartes implementadoras de los proyectos.
- Mantener contacto regular con el personal de los diferentes equipos del Programa en los territorios y apoyar en el fortalecimiento del personal de terreno en temas administrativos del proyecto y de operaciones.
- Realizar seguimiento de la gestión y legalización de los viajes y viáticos de los contratistas de los proyectos asignados, en los tiempos acordados por la OIM.
- Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.
Requerimientos en educación y experiencia:
Educación
- Profesional, o equivalente, o más alto, en ciencias administrativas, contables, financieras o carreras afines con mínimo 1 año de experiencia relevante.
- O bachiller con mínimo 3 años de experiencia relevante.
- Conocimiento en tecnologías de la información y aplicaciones de Microsoft Office 365, especialmente Excel, Powerpoint, Word, Teams, Outlook, SharePoint.
Experiencia
- Experiencia laboral especifica en asistencia administrativa, financiera y logística, manejo de contabilidad, registro de archivo y manejo logístico en sector público o privado.
Se Valora
- Previous experience in international organizations or in international companies.
Languages
- Level of Spanish totally fluid.
- Level of English Intermediate.
Competences ( Band / Level 1 ), For more information on competencies see the following link IOM Competency Framework.
Values:
- Inclusion and respect for diversity: Respect and promote individual and cultural differences. Support diversity and inclusion where possible.
- Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts consistently with organizational principles and rules and behavior guidelines.
- Professionalism: Demonstrates ability to work in a composite, competent, and committed manner, showing good judgment in facing your daily challenges.
Central Competences:
- Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within your unit and in conjunction with others to achieve common goals and optimize results.
- Production of results: Produces and delivers results on time and with service orientation. The action committed to achieving the agreed results is given.
- Knowledge management and distribution: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
- Responsibility: It takes upon itself to fulfill the priorities of the Organization and assumes responsibility for its actions and the work delegated to it.
- Communication: It encourages and contributes to open and clear communication. Explain complex issues in an informative, inspiring and motivating way.
Important information for your application:
- It is mandatory to upload one cover letter that does not exceed a page in PDF format. No other document is supported.
- Clearly indicate all their work experience, the months of beginning and end of their previous jobs.
- The responsibilities field note that the system supports a specific number of characters.
If you do not fully record the information required by the system, your application will not be taken into account.
IOM does not charge any type of fees at any stage of its recruitment process ( application, interview, processing and training ). Similarly, the Organization also does not request any information related to bank accounts.
If you want to know an IOM salary reference, review the following link IOM Colombia Salary Reference.
Once registered your application will receive an automatic confirmation response, if you do not receive it please write to us SM_COL_Recruitment@iom.int.