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Procurement Assistant
Job announcement : May 10, 2023
Publication cancellation date : May 31, 2023, 9:59:00 PM
Organizational Unit: SLM
Job type : Temporary work
Requirement Type: PSA ( Personal Service Agreements )
Grade Level: N / A
Main location : Panama-Panama City
Duration: 7 months
Position Number: N / A
_ FAO seeks to ensure gender, geographic and linguistic diversity among its staff and its international consultants, in order to serve the Member States of the Organization in the best possible way in all regions.
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- FAO is committed to achieving diversity in its workforce in terms of sex, nationality, origin and culture.
- Women, nationals of under-represented or under-represented Member States and persons with disabilities with the necessary qualifications are encouraged to submit their applications.
- All persons working for FAO must comply with the highest standards of professional integrity and conduct and uphold FAO’s values.
- FAO, as a specialized agency of the United Nations, applies a zero tolerance policy for conduct incompatible with its statute, objectives and mandate, in particular sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination.
- All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
- All requests will be treated with the strictest confidentiality.
Organizational framework
This position is located in the Subregional Office for Mesoamerica ( SLM ) in Panama.
Hierarchical dependence
Under the general supervision of the FAO Subregional Coordinator, the direct supervision of the International Administration Officer in conjunction with the Procurement Specialist.
Field of specialization
El/la asistente en adquisiciones tendrá como principal objetivo prestar apoyo para garantizar que las actividades de contratación cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la FAO y reflejen las mejores prácticas en materia de contratación.
Tareas y responsabilidades
El/La asistente en adquisiciones desempeñará las siguientes funciones:
- Centralizar la recepción de documentos y solicitudes de compra.
- Registrar y mantener actualizada la base de datos de solicitudes de compra.
- Revisar y analizar las solicitudes de compra para comprobar su integridad y conformidad con las normas, procedimientos y prácticas establecidos por la FAO según los manuales MS-502 y MS-507.
- Elaborar y mantener actualizada la base de datos de proveedores.
- Apoyar las acciones de identificación y consecución de nuevos proveedores.
- Support the preparation of invitations to tender or application documents for RFQ, RFP and comparative tables for the acquisition of goods, works and / or services according to procurement requests.
- Keep the physical and digital file control of purchase requests updated and generate alerts.
- Maintain physical and digital control and filing of Purchase Orders, LoAs, Contracts and other Contractual Instruments signed by suppliers.
- Follow up on calls for bids through the In Tend platform, confirm receipt of offers, keep digital file updated and generate alerts.
- Accompany in the technical and economic evaluation of offers together with personnel involved in the project acquisition process.
- Generar las órdenes de compra en GRMS basadas en las requisiciones enviadas por los proyectos en sus solicitudes de compra.
- Ajustar órdenes compra según las solicitudes de los proyectos.
- Cierre de órdenes y contratos en GRMS según las solicitudes de los proyectos.
- Asesorar a los proyectos en la elaboración de instrumentos contractuales y/o demás formatos para la adquisición de bienes y/o servicios.
- Tramitar las solicitudes de creación de nuevos proveedores en el sistema de la FAO.
- Envío y recepción de correos electrónicos de solicitudes de compra.
- Revisar y ajustar notas de archivo, contratos, enmiendas y otros instrumentos contractuales según se le asigne.
- Otras actividades relacionadas según se soliciten.
LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Requisitos mínimos
- College Title / Technical Diploma / Secondary Education Diploma in Business Administration, Public Administration, Accounting, or Related Areas
- Minimum experience of three years, in similar positions, of operation and administration.
- Practical knowledge of English
- Panamanian / or resident with work permit in Panama.
FAO core competencies
- Results-based approach
- Teamwork
- Communication
- Building effective relationships
- Knowledge exchange and continuous improvement
Technical / functional skills
- Ability to plan and manage tasks, ability to solve problems and gift of success in your tasks.
- Excellent oral and written communication skills.
- Knowledge in the handling of Word, Excel and internet.
- Confidentiality and discretion.
- Teamwork ability.
- Excelentes relaciones interpersonales
- Capacidad de trabajo en ambientes multiculturales y multidisciplinarios.
Criterios de selección
- Duración y naturaleza de la experiencia laboral en el ámbito de la Administración y Adquisiciones.
- Experiencia laboral o académica en ambientes multiculturales y/o internacionales.
- Capacidad de redacción en español e inglés y capacidad analítica.
- Manejo de las aplicaciones de MS Office, Internet y equipo de tecnología de oficina.
- Nivel avanzado del manejo de Excel.
Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.
INFORMACIÓN ADICIONAL
- La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
- Incomplete applications will not be taken into account. If you need help or have questions, contact: Careers@fao.org
- Applications received after the expiration of the application deadline will not be accepted.
- We inform you that FAO will only consider academic degrees or credentials obtained from a teaching institution included in the World Database on Higher Education, which is a list maintained by the International Association of Universities ( IAU ) / UNESCO. The list can be consulted at: www.whed.net/
- For any other questions visit the FAO website on employment: http://www.fao.org/employment/home/es/.
HOW TO APPLY Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile. We encourage applicants to submit the application well before the deadline date. If you need help, or have queries, please contact: Careers@fao.org
FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT