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Administrative Assistant – Procurement and Travel Management
Job advertisement : Jun 16, 2023
Publication cancellation date : Jun 30, 2023, 9:59:00 PM
Organizational Unit: FLMEX
Job type : Temporary work
Requirement Type: PSA ( Personal Service Agreements )
Grade Level: N / A
Main location : Mexico-Mexico City
Duration: 7 months with the possibility of extension
Position Number: N / A
_ FAO seeks to ensure gender, geographic and linguistic diversity among its staff and its international consultants, in order to serve the Member States of the Organization in the best possible way in all regions.
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- FAO is committed to achieving diversity in its workforce in terms of sex, nationality, origin and culture.
- Women, nationals of under-represented or under-represented Member States and persons with disabilities with the necessary qualifications are encouraged to submit their applications.
- All persons working for FAO must comply with the highest standards of professional integrity and conduct and uphold FAO’s values.
- FAO, as a specialized agency of the United Nations, applies a zero tolerance policy for conduct incompatible with its statute, objectives and mandate, in particular sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination.
- All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
- All requests will be treated with the strictest confidentiality.
Organizational framework
The post is located in the FAO Representation in Mexico
Hierarchical dependency
Under the general supervision of the ( the ) representative and the direct supervision of the ( the ) Assistant Representative Administration
Field of specialization
Administration, acquisitions and travel.
Tasks and Responsibilities
ACQUISITIONS
- Carry out procurement processes for goods and services, including the review of technical specifications prepared by applicants, dissemination of calls / requests for quotes, identification of suppliers, awards, drafting and management of contracts and purchase orders, monitoring of deliveries and request for corresponding payments.
- Prepare and archive all the information related to the purchase processes depending on the modality, that is, contractual instruments, comparative tables of evaluation of suppliers and all the necessary supporting documentation according to the products or services and applicable regulations in each modality.
- Actively participate in the acquisition processes, including tenders and attend to all purchase requests on e-Request.
- Apoyar durante las reuniones de Comité Local de Compras y preparar la documentación a presentar para la aprobación de contratos y redacción de actas.
- Elaborar y monitorear el plan de compras consolidado y alertar a la persona Responsable de Compras y Viajes de acciones que demanden atención inmediata.
- Elaborar órdenes de compra en el sistema de gestión de FAO (GRMS) Elaborar y monitorear las órdenes de compra que le sean solicitadas hasta su pago y cierre.
- Apoyar en la revisión de control de calidad de Cartas Acuerdo, así como el seguimiento a vistos buenos en el sistema.
- Apoyar en la actualización y diversificación de la base de datos de proveedores en Excel y apoyar en la actualización de ésta en GRMS.
- Participar en la identificación de proveedores de compras específicas en colaboración con los funcionarios técnicos adhoc.
- Bimonthly generate the report of purchase orders and requisitions in the GRMS system.
- Follow up on the successful delivery of the Office’s products and / or services with suppliers.
TRAVELS
- Conduct relevant arrangements for field missions from both FAO staff and project staff, counterparts and / or invited participants: flight quotes, ticket purchases, travel authorization certification, travel advance procedures and reimbursement of per diem.
- Follow-up to delivery of mission reports and settlement of travel expenses
PAYMENTS AND OTHER ACTIVITIES INTO THE POSIT
- Contribute to the person responsible for Acquisitions and Travel in the estimation of Payments according to the established schedule and keep the payment control file updated.
- Apoyar a las áreas requirentes en el cierre de requisiciones y órdenes de compra en el sistema GRMS.
- Dar seguimiento a la facturación de las compras de bienes y servicios comprados y preparar las solicitudes de pago semanalmente.
LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Requisitos Mínimos
- Cinco años de experiencia en gestión de compras, adquisiciones y viajes.
- Se requiere un excelente dominio (nivel C) de español y conocimiento intermedio (nivel B) de inglés.
- Nacional de México o residente en el país con un permiso de trabajo regular.
- Título Universitario en Administración, Ingeniería de negocios, Compras y Logística o afines.
Competencias fundamentales de la FAO
- Enfoque basado en los resultados
- Trabajo en equipo
- Comunicación
- Establecimiento de relaciones eficaces
- Intercambio de conocimientos y mejora continua
Criterios de Selección
- Aptitud para utilizar eficazmente los programas informáticos estándares para oficina, tales como MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange) y otros.
- Aptitud para utilizar eficazmente programas informáticos de contabilidad y otros sistemas de información y base de datos para incorporar datos, realizar búsquedas, recuperar/definir informes especiales y analizar y editar los resultados en un formato adecuado.
- Habilidades probadas para establecer relaciones fluidas de trabajo con representantes de instituciones de gobierno y ONGs.
- Orientación a la solución de problemas y mecanismos de trabajo ágiles
- Habilidades de negociación con proveedores o contrapartes
- Ideal contar con conocimiento en el manejo de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): oracle, SAP, etc.
- Experiencia laboral administrativa en el Sistema de Naciones Unidas es un plus
Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.
INFORMACIÓN ADICIONAL
- La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
- Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Si necesita ayuda o tiene dudas, contacte con: Careers@fao.org
- Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
- We inform you that FAO will only consider academic degrees or credentials obtained from a teaching institution included in the World Database on Higher Education, which is a list maintained by the International Association of Universities ( IAU ) / UNESCO. The list can be consulted at: www.whed.net/
- For any other questions visit the FAO website on employment: http://www.fao.org/employment/home/es/.
HOW TO APPLY Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile. We encourage applicants to submit the application well before the deadline. If you need help, or have queries, please contact: Careers@fao.org
FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT
