SCOPE OF WORK
USAID Harena Activity
Position Title: Partnership Fund Manager
Period of Performance: 2024 – 2029 (End of Project)
Place of Performance: Antananarivo, Madagascar
BACKGROUND
The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:
- Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
- Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
- Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
- Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
- Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.
POSITION DESCRIPTION
The Partnership Fund Manager will play a pivotal role in managing and implementing the HARENA grants mechanism. S/he will be responsible for adherence to the project’s Field Operations Manual (FOM), USAID regulations, contract requirements and limitations, grant policies, procedures, controls, and reporting systems, in addition to working with HARENA’s technical teams to identify and advance partnerships and communicate the outcome of these partnerships to key audiences. The role will involve partner identification, relationship management and collaboration, co-creation of development activities with partners in support of HARENA’s biodiversity, natural resource management, private sector engagement (PSE), and environmental governance objectives. The individual will proactively coordinate with project staff and subcontractors on planning and implementing grants through open communication, proactive market research, and price analysis.
KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Management:
- Responsible for supervising and providing training, guidance, and direction to project partnership fund staff on planning, implementation, and compliance.
- Use the FOM to ensure that grants policies, procedures, and/or practices are being met.
- Responsible for ensuring documentation requirements are met with various project departments.
Planning and Implementation:
- Oversees grants management in coordination with regional Partnership Fund Specialists.
- With guidance from the COP and Finance and Operations Director, develops and implements the use of the HARENA grants manual.
- Participates in work planning and activity planning to align the grants program with overall project activities.
- In collaboration with technical teams, develop and implement a plan for partner identification and outreach to key private sector actors, Malagasy local entities partners, nongovernmental organizations (NGOs), and other stakeholders to meet the project objectives.
- Organize co-creation events, meetings and other outreach activities to further partnership engagement.
- Pro-actively follow-up on partnership leads and pipeline development, fostering partnership opportunities and providing consistent relationship management.
- Leads the development of timeline and details required for any activities needing grants; conduct market search and price analysis in coordination with technical staff.
- Coordinates with staff requesting grants to prepare Request for Applications (RFAs) to solicit applications and assess the capacity and readiness of potential grantees.
- Manages the evaluation and selection committee process for grantees.
- Prepares the required approvals to ensure compliance with internal and external contract and policy requirements.
- Prepares grant agreements and amendments, explaining terms, conditions, roles, and responsibilities. Ensures that identified weaknesses in initial grantee assessments and related requirements are incorporated into the agreements explicitly/clearly with the required monitoring and actions on the part of the grantee and HARENA project.
- Organizes kickoff meetings and apprises grantees of the responsibilities, requirements and policies and procedures to be followed during the life of the grant.
- Ensures post award grant management in accordance with relevant regulations and generates reports of status of grant activities, such as forecasting payment, inventory, amendments, close outs, and sector specific data (i.e., monthly and quarterly reporting).
- Coordinates with finance and technical teams to ensure on-time deliverables, payments, and cash flow requests by monitoring milestones and payment schedules.
- Build HARENA knowledge base to further long-term shifts to support biodiversity, natural resource management, and environmental governance through collaborations and partnerships with the private sector and local partners.
Compliance:
- Provide training, guidance, and direction to project partnership fund staff on compliance of grant policies, procedures, and instructions.
- Reviews grants for completeness and appropriateness with the HARENA work plan.
- Ensures all required documentation is uploaded in the grants database TAMIS.
- Reviews grant milestones and requests for payments against grant agreements to ensure compliance.
- Trains on and enforces policies and procedures to prevent improprieties, intentional and unintentional.
- Leads the audit of grant files no less than annually.
REPORTING:
The Partnership Fund Manager will report to the Field Program Director.
QUALIFICATIONS
- Bachelor’s degree in related field.
- At least 9 years of experience related to partnership management and grants implementation, experience on USAID-funded projects strongly desired.
- Experience leading and managing grants components and supervising relevant staff.
- Ability to solve complex technical and managerial challenges pertaining to partnerships and grants mechanism implementation.
- Ability to lead award processes and multi-stakeholder discussions for driving the evolution of program descriptions and/or scopes of work from solicitation to activity closeout.
- Excellent writing and communications skills with particular experience in developing justifications for contracts and grants award documentation; development of manuals, policies, and procedures; and data-driven tracking and reporting for grants and subcontracts management.
- Excellent personnel management skills and ability to relate to people at all levels of an organization.
- Well organized and self-directed with strong technical skills, analytical ability, good judgement, and operational focus.
- Professional-level oral and written fluency in English, French and Malagasy is required.
ABOUT DAI
DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.
DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.
DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.
TERMES DE RÉFÉRENCE
USAID HARENA
Titre du Poste : Gestionnaire du Fonds de Partenariat
Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du Projet)
Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar
CONTEXTE
Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :
- Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
- Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
- Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
- Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
- Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.
DESCRIPTION DU POSTE
Le Gestionnaire du Fonds de Partenariat jouera un rôle clé dans la gestion et la mise en œuvre du mécanisme de subventions HARENA. Il/Elle sera responsable du respect du Manuel des Opérations sur le Terrain (FOM) du projet, des réglementations de l’USAID, des exigences et limitations du contrat, des politiques de subvention, des procédures, des contrôles et des systèmes de rapport, en plus de travailler avec les équipes techniques de HARENA pour identifier et promouvoir les partenariats et communiquer le résultat de ces partenariats aux publics clés. Le rôle impliquera l’identification des partenaires, la gestion et la collaboration des relations, la cocréation d’activités de développement avec les partenaires en soutien aux objectifs de biodiversité, de gestion des ressources naturelles, d’engagement du secteur privé (PSE) et de gouvernance environnementale de HARENA. L’individu coordonnera de manière proactive avec le personnel du projet et les sous-traitants sur la planification et la mise en œuvre des subventions à travers une communication ouverte, une recherche de marché proactive et une analyse des prix.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion :
- Responsable de la supervision et de la fourniture de formation, d’orientation et de direction au personnel du fonds de partenariat du projet concernant la planification, la mise en œuvre et la conformité.
- Utiliser le Manuel des Opérations sur le Terrain (FOM) pour garantir le respect des politiques, procédures et/ou pratiques de DAI des subventions.
- Responsable de s’assurer que les exigences de documentation sont satisfaites avec les différents départements.
Planification et Mise en Œuvre :
- Supervise la gestion des subventions en coordination avec les spécialistes régionaux du Fonds de Partenariat.
- Avec les conseils du Chef de Partie et du Directeur de Finances et des Opérations, développe et met en œuvre l’utilisation du manuel de subventions HARENA.
- Participe à la planification du travail et à la planification des activités pour aligner le programme de subventions avec les activités globales du projet.
- En collaboration avec les équipes techniques, développer et mettre en œuvre un plan pour l’identification des partenaires et la sensibilisation aux acteurs clés du secteur privé, aux partenaires locaux malgaches, aux organisations non gouvernementales (ONG) et aux autres parties prenantes pour atteindre les objectifs du projet.
- Organiser des événements de cocréation, des réunions et d’autres activités de sensibilisation pour approfondir l’engagement partenarial.
- Suivre de manière proactive les opportunités de partenariat et le développement du pipeline de partenariats, en favorisant les opportunités de collaboration et en assurant une gestion constante des relations.
- Dirige le développement du calendrier et des détails requis pour toute activité nécessitant des subventions ; effectuer une recherche de marché et une analyse des prix en coordination avec le personnel technique.
- Coordonne avec le personnel demandant des subventions pour préparer les Demandes de Propositions (RFA en anglais) pour solliciter des candidatures et évaluer la capacité et la préparation des bénéficiaires potentiels.
- Gère le processus du comité d’évaluation et de sélection des bénéficiaires.
- Prépare les approbations requises pour garantir la conformité avec les exigences contractuelles et politiques internes et externes.
- Prépare les accords de subvention et les amendements, expliquant les termes, conditions, rôles et responsabilités. S’assure que les faiblesses identifiées dans les évaluations initiales des bénéficiaires et les exigences connexes sont explicitement intégrées dans les accords avec le suivi et les actions requis de la part du bénéficiaire et du projet HARENA.
- Organise des réunions de lancement et informe les bénéficiaires des responsabilités, exigences et politiques et procédures à suivre pendant la durée de la subvention.
- Assure la gestion des subventions après l’attribution conformément aux réglementations pertinentes et génère des rapports sur l’état des activités de subvention, telles que la prévision des paiements, l’inventaire, les amendements, les clôtures et les données spécifiques au secteur (par exemple, rapport mensuel et trimestriel).
- Coordonne avec les équipes financières et techniques pour garantir la réalisation à temps des livrables, paiements et demandes de flux de trésorerie en surveillant les étapes et les calendriers de paiement.
- Construire la base de connaissances HARENA pour favoriser à long terme les changements pour soutenir la biodiversité, la gestion des ressources naturelles et la gouvernance environnementale à travers des collaborations et partenariats avec le secteur privé et les partenaires locaux.
Conformité :
- Fournir une formation, une orientation et une direction au personnel du fonds de partenariat du projet sur la conformité des politiques, procédures et instructions de subvention.
- Réviser les subventions pour leur complétude et leur adéquation avec le plan de travail HARENA.
- Assurer que toute la documentation requise est téléchargée dans la base de données des subventions TAMIS.
- Réviser les étapes des subventions et les demandes de paiement par rapport aux accords de subvention pour garantir la conformité.
- Former et appliquer les politiques et procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles.
- Diriger l’audit des dossiers de subvention au moins annuellement.
RAPPORT
Le Gestionnaire du Fonds de Partenariat sera sous la responsabilité de la Directrice des Programmes sur le Terrain.
QUALIFICATIONS
- Licence dans un domaine connexe.
- Au moins 9 ans d’expérience liée à la gestion de partenariats et à la mise en œuvre de subventions.
- Expérience dans la direction et la gestion des composantes des subventions et la supervision du personnel pertinent.
- Expérience de direction et de gestion des composantes liées aux subventions dans projets et de supervision du personnel concerné.
- Capacité à résoudre des défis techniques et managériaux complexes liés à la mise en œuvre des mécanismes de partenariats et de subventions.
- Capacité à diriger les processus d’attribution et les discussions avec de multiples parties prenantes pour faire évoluer les descriptions de programmes et/ou les champs d’action de la sollicitation à la clôture de l’activité.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de communication, avec une expérience particulière dans le développement de justifications pour la documentation d’attribution de contrats et de subventions ; développement de manuels, politiques et procédures ; et suivi et rapportages basés sur les données pour la gestion des subventions et des sous-contrats.
- Excellentes compétences en gestion du personnel et capacité à se rapporter avec les personnes à tous les niveaux d’une organisation.
- Bien organisé et autonome avec de solides compétences techniques, une capacité d’analyse, un bon jugement et une focalisation opérationnelle.
- Maîtrise professionnelle de l’anglais, du français et du malgache à l’oral et à l’écrit est requise.
À PROPOS DE DAI :
DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.
DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.
DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.
How to apply
APPLICATION LINK
https://fs23.formsite.com/OLJTgx/hvargw6gmz/index
APPLICATION INSTRUCTIONS
Select the position in which you are interested in applying, fill out the required information, and upload your CV. Please indicate what location you are applying for. Applicants are encouraged to apply as soon as possible as interviews will be conducted soon. Please note, due to the volume of applications that we receive and the urgency to fill up positions, only shortlisted applicants will receive notification on the next steps.
Interested candidates should submit their application no later than May 2, 2024.
LIEN POUR POSTULER
https://fs23.formsite.com/OLJTgx/hvargw6gmz/index
INSTRUCTIONS POUR L’APPLICATION
Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez postuler, remplissez les informations requises et téléchargez votre CV. Veuillez indiquer le lieu pour lequel vous postulez. Les candidats sont encouragés à postuler dès que possible car les entretiens seront menés prochainement. Veuillez noter, en raison du volume des candidatures que nous recevons et de l’urgence de pourvoir les postes, seuls les candidats présélectionnés recevront une notification sur les prochaines étapes.
Les candidats intéressés doivent soumettre leur c andidature au plus tard le 2 mai 2024.