COOPI is looking for a Project Administrator in Mali
Since 2013, COOPI has been working in the regions of Kayes, Ségou and Mopti in Mali, with emergency health and nutrition projects as well as the fight against child malnutrition, child protection and support activities for migrants in transit. COOPI provided support to local health centers through technical and material support to health centers to facilitate the care of children suffering from severe malnutrition. Since 2018, COOPI has also provided assistance to children affected by the conflict in the central regions through care services, psychosocial support and support for community reintegration. COOPI is also a partner of UNICEF and other United Nations agencies in monitoring violations against children in the context of the conflict. COOPI has a coordination office in Bamako, regional bases in Mopti and Ségou and regional sub-offices in Djenné and Bankass (Mopti region) with plans to expand to other areas. COOPI operates mainly with the financial support of ECHO, AICS, UNICEF, Global Fund.
Job objective
The project administrator guarantees the correct administrative and financial management of projects supported by COOPI by ensuring the supervision of economic, financial and human resources aspects in accordance with the legal provisions in force in the country. He actively participates in risk management (security, health, fraud/corruption, PSEA, etc.) for the local projects and partnerships he monitors.
Responsibilities
1) Admin/finance management:
- Ensure the correct management of project accounting in accordance with Coopi and donor procedures ;
- Ensure the correct management of the project’s cash flow (cash and bank) and monthly reconciliation (physical and with the accounting software) in collaboration with the Project Manager;
- Ensure the regular updating of project financial data in accordance with the financial data of the country administration;
- Check with the Project Manager and present to the Country Administrator the consolidated monthly expenditure forecast for the monthly fund request;
- Guarantee the regular updating of the project’s accounting and IT accounting instruments in order to enable monitoring and control of expenses;
- Garantir le financement au projetàtravers les fiches de financement, tout en respectant le prévisionnel des dépenses élaboré, et solliciter celles des partenaires du consortium ;
- Superviser le paiement des taxes fiscales et sociales mensuelles ;
- Garantir le passage des consignes administratives, comptables et financières entre les Chefs de projet et entre les assistants comptables ;
- Assurer la modification budgétaire et avenants, en collaboration le Chef de projet, l’Administrateur pays, le Chargé de programme ;
- Assurer la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec le Chef de Projet, sous la supervision de l’Administrateur pays ;
- Assurer l’archivage électronique des documents administratifs et comptables liés au projet.
2) Gestion logistique:
- Assurer la vérification régulière des opérations d’achat et d’approvisionnement en étroite collaboration avec le Coordonnateur logistique pays, en conformité avec le plan de passation de marché dans le respect des procédures du bailleur et de COOPI ;
- Garantir le contrôle des piéces justificatives, des contrats avec les fournisseurs ;
- Vérifier la conformité et le respect de la loi fiscale.
3) Gestion RH:
- En collaboration avec l’administrateur RH, assurer la gestion administrative du personnel national du projet en conformité avec le Code du Travail Pays et le manuel RH Coopi ;
- Superviser et former le personnel national administratif affecté au projet en collaboration avec le Chef du projet ;
- Participer et superviser la sélection du personnel comptable et administratif national ;
- Garantir l’évaluation de son personnel administratif national ;
- Assurer avec le responsable RH et le Chef du projet la conformité des procédures de : recrutement du personnel local, l’élaboration de TdR et des contrats, des fiches de poste, des bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, les absences, les évaluations, mesures disciplinaires, les requêtes individuelles ;
- Superviser la gestion administrative du personnel national du projet en conformité avec le Code du travail du pays et le manuel RH Coopi.
Profil du candidat
Essentiel
- Enseignement supérieur (licence) ou équivalent avec expérience dans le domaine économique-financière, coopération au développement ou relations internationales ou de la mise en oeuvre de projets à l’internationale ;
- Au moins 2 ans d ‘expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONGs ;
- Maîtrise de la langue française et de la langue italienne, parlé et écrite ;
- Maîtrise des logiciels courants (Word, Excel, Power Point);
- Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables ;
- Expérience dans le rapportage financier et la gestion de contrôle interne ;
- Sens de l’organisation et du travail en équipe ;
- Capacité de travailler sous pression, en autonomie et dans un milieu souvent non confortable;
- Ability to work in a sensitive and complex political and security context and in a multicultural environment;
- Interest and motivation to work in an NGO while respecting its values and principles.
Desirable
- Experiences working in French-speaking African countries and/or in conflict/post-conflict contexts;
- Previous experience with COOPI and knowledge of its procedures.
Applications will be reviewed on a rolling basis and the right candidate may be selected before the deadline. It is strongly encouraged to apply as early as possible.
COOPI reserves the right to close a recruitment before the deadline of the advertisement. Please note that only shortlisted candidates will be contacted. Interviews will take place on a continuous basis and the position will be closed as soon as it is filled, thank you for your understanding.
COOPI is an Italian, independent and secular non-governmental organization, founded in Milan in 1965. For more than 50 years, COOPI has been committed to the fight against poverty with long-term support and a constant presence on the ground alongside the populations. affected by war, socio-economic crises and natural disasters. COOPI’s activities aim to encourage development and respond to emergency situations. In Africa, Latin America and the Middle East COOPI promotes access to water, as well as the right to health and education of the poorest communities.