Position objective
The administrative and financial manager is in charge of the administrative and financial management of Cesvi’s operations in Venezuela, as well as the logistics and purchasing processes. Supports the Local Coordination of the project in managing the daily and own activities of the Office, as well as in the management of human resources and security-related matters.
About us
About Cesvi
CESVI is a secular and independent association founded in Italy in 1985 that works for global solidarity and the ideal of social justice through humanitarian development actions.
The same name CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperation and Development), expresses its philosophy of action, based on promoting the role of its beneficiaries in favor of their own progress, so that international aid is not reduced to temporary charitable action, but rather promotes the authentic sustainable development of the neediest populations.
Cesvi in Venezuela
Cesvi was present in Venezuela from 1998 to 2011 with emergency interventions, rehabilitation and development in the child protection sectors, girls and women subjected to sexual exploitation and with various interventions in agricultural production and distribution chains.
Starting in 2019, Cesvi reopened operations in Venezuela, in Caracas, guaranteeing direct support to surviving women and adolescents or those at risk of sexual abuse and exploitation.
Description of functions
Budgetary, financial and accounting management
- Make requests for funds to headquarters, after authorization from the Administrative and Financial Coordination, and together with the forecast of expenses.
- Prepare and send payment requests to suppliers.
- Collect cash books with biweekly cadence.
- Generate and maintain an appropriate accounting file (updated in physical and digital, available for auditing, meeting all established parameters).
- Follow up on spending and accounting supports complying with Cesvi, the donor and Venezuelan legislation.
- Support in the monthly project report (execution supports, preparation of accounting analyzes, bank reconciliation, project balance, among others).
- Support the preparation of administrative and financial documentation.
- Support the program team on financial issues when necessary.
- Report any financial matter to the Administrative and Financial Coordination.
- Guarantee technical support to Cesvi’s local partners in administrative and financial aspects.
Logistics and purchasing management processes
- Ensure compliance with Cesvi’s purchasing and logistics policies for supplier selection, and related documentation.
- Coordinate the shopping cycle with the Project Director.
- Ensure the constant availability of supplies / services / works in operation, such as office materials, transportation, etc.
- Manage traceability and reconciliation between orders, contracts and deliveries of different goods purchased under the project, both for the operation of the office and those intended for deliveries in project activities.
- Guarantee an adequate storage of the acquired goods.
- Organize the transport of material and equipment from the activities to the places where they are carried out.
- Maintain an updated inventory of assets, including proper labeling of assets; document any loss or damage.
- Ensure a timely and accurate flow of logistics documents with the Administrative and Financial Coordination and the Area Coordination.
- Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones.
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
Administración de oficina local
- Archivar y actualizar todos los documentos relativos al contrato de alquiler de la oficina local.
- Preparar facturas de anticipos y realizar pagos mensuales de servicios públicos/utilidades.
- Mantener actualizados todos los archivos relativos a: alquiler, utilidades, equipamiento, etc.
Recursos Humanos
- Realizar procesos de contratación y gestión administrativa del personal del proyecto según las normas, procedimientos y prácticas establecidas por Cesvi y la coordinación del proyecto.
- Preparar, organizar llevar el archivo de los documentos de RRHH en las carpetas personales correspondientes.
- Mantener actualizadas todas las carpetas y archivos personales.
- Preparar los pagos de salarios y honorarios, según corresponda, del equipo local de Venezuela.
- Asegurar el seguimiento y control a los tiempos de contratación, para garantizar desde Cesvi las novedades de cancelación o renovación derivadas para cada contrato.
- Garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y la política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso.
Seguridad de oficina y equipo local
- Actuar como centro de coordinación de la seguridad para la oficina local.
- Supervisar la aplicación de las políticas y planes de seguridad en la oficina local.
- Difundir información de seguridad al personal local de Cesvi.
- Informar de cualquier incidente de seguridad al Jefe de Misión.
- Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Caracas.
Otros
- Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
- Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
- Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
- Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.
Perfil
Atributos esenciales
Formación:
Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, financieras y/o económicas o afines.
Conocimiento y experiencia:
- Experiencia demostrada mínima de tres años y conocimientos en la gestión administrativa, financiera y/o contable de proyectos de cooperación internacional, preferentemente ONG’s internacionales.
Competencias
- Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
- Actitud propositiva y proactiva.
- Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
- Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
- Solido dominio de Microsoft Office Package. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
- Manejo de herramientas de gestión de información en la web.
Atributos preferidos
- Conocimientos en la normatividad legal, tributaria y contable para ONG
- Conocimientos básicos de la gestión del ciclo de proyecto y Marco Lógico.
- Experiencia y conocimientos de la gestión presupuestaria de proyectos
- Conocimiento de lengua inglés hablado y escrito
Condiciones contractuales
- Ubicación: Coro, Venezuela
- Duración del contrato: 2 meses con posibilidad de extensión
- Fecha de inicio previsto: 15/03/2024
How to apply
Cómo aplicar
Los y las solicitantes deben enviar:
- Currículum vitae actualizado (máximo tres páginas) y
- Carta de presentación y expectativa salarial (máximo dos páginas)
a la dirección cesvionlus.venezuela@gmail.com con el objeto “Responsable Administración y Finanzas – Coro” No se tendrán en cuenta los correos electrónicos con objetos o documentos diferentes a lo indicado.
Las solicitudes cierran a las 12.00 am del 08/02/2024.
Absténgase de aplicar si su perfil no se ajusta a los atributos esenciales solicitados para este rol. Los y las candidatas preseleccionadas serán convocadas para una prueba técnica.
Para más información sobre Cesvi, consulte nuestra página web http://www.cesvi.org
CESVI has a zero tolerance approach to any harm or exploitation of a vulnerable child or adult by any of our employees, related persons or partners.
CESVI’s commitment to being a secure organization begins with the staff recruitment process, which includes meticulous checks, such as checking criminal records or checking the disclosure of previous convictions, to ensure the protection of children and vulnerable people and to prevent abuse. Security controls are part of the performance of the selection process.