one. Context
AVSI Venezuela is a Venezuelan non-profit organization, created in 2022, to contribute to improving the living conditions of people living in vulnerable situations. We are a local organization linked to the international context, through a partnership with the AVSI Foundation, a non-profit non-governmental organization that supports 329 development cooperation projects in 39 countries, with headquarters in Italy, that has been operating in Venezuela since 2000 and that promoted the creation of AVSI Venezuela.
The WFP School-Based Program in Venezuela includes school meals served in schools and school meals to take home. According to each modality, WFP has established processes and activities that require coordination between different areas and actors. Through the Financial Administrator, the correct contracting of services and purchase of goods will be guaranteed.
2. Object
With this announcement, AVSI Venezuela selects a Financial Administrator/responsible for managing the financial administrative area and guaranteeing the good use of resources focused on project management and implementation; ensure correct compliance with Venezuelan Law and transparency and compliance with established processes; and coordinate the administration of economic resources according to corporate guidelines, policies and regulations of WFP and Fundación AVSI Venezuela.
3. Description of functions
For the execution of the project, the Financial Administrator will be responsible for:
one. Carry out all financial transactions related to the project approved by the
State Coordinator and the director of AVSI Venezuela, including the acquisition of goods, contracting of operating services, contracting of technical services and payroll of
employees for the execution of the project, meeting the requirements of WFP:
-Open and close bank accounts.
-Coordinate the implementation of procedures and tools and socialize them with the teams of
job.
-Coordinate with the State Coordinator, the Accountant and the Logista the making of quotes, purchases or contracts, receipt of merchandise, receipt of invoices and preparation of contracts as appropriate to guarantee the traceability and documentation of the process according to the WFP grant justification rules.
-Plan purchases monthly in coordination with the State Coordinator, the Accountant and Logista to guarantee maximum efficiency.
-Create and manage the supplier database at the national level.
-Administer the payroll to project personnel, including salaries, social benefits and benefits to the I.V.S.S., Labor Inspectorate, INPSASEL, INCES, CONAPDIS, SENIAT, SUNDDE, ZODI and other applicable government agencies.
-Administer and control loans and advances to project personnel.
-Administer and control the hours and work schedules of the project staff, including permits and vacations, according to the policies and procedures established by the Director of AVSI
Venezuela and the State Coordinator.
2. Supervisar y controlar la caja chica en coordinación con el/la Coordinador/a Estatal, el/la Contador y
el/la Logista:
-Coordinar la implementación del procedimiento y las herramientas de uso.
-Verificar aleatoriamente y de forma planificada del registro de los gastos realizados en efectivo y verificar la justificación documental de los mismos conforme a los requisitos del proyecto.
-Verificar el registro del arqueo sistemático de la caja.
-Reponer el valor de la caja chica bajo solicitud.
3. Mensualmente y anualmente realizar tareas relacionadas a la contabilidad:
-Abrir y cerrar balances mensuales y anuales.
-Realizar declaraciones de impuestos mensuales (IVA, Retenciones etc.).
-Elaborar y entregar anexos mensuales (Anexo Transaccional Simplificado).
-Realizar la declaración anual del Impuesto Sobre la Renta ISRL.
-Realizar anexos anuales (de accionistas, de dividendos).
-Realizar reportes anuales (Relación de Dependencia).
-Crear y mantener los registros contables.
-Realizar declaraciones a la Unidad de Análisis Financiera (UAF).
-Presentación de los balances mensuales al Responsable Legal para su aprobación.
-Responsable sobre la contabilidad e información tributaria, ante el SENIAT, el/la directora/a de AVSI Venezuela y todos los organismos de control.
4. Preparar informes financieros para WFP, AVSI Venezuela y los socios implementadores del proyecto,
respetando los plazos y formatos indicados por WFP y AVSI Venezuela.
5. Verificación de transferencias:
-Verificar que las transferencias llegan a la cuenta y que se efectivizan.
-Verificar y reportar saldos bancarios.
6. Coordinar y facilitar las auditorias dentro de los tiempos especificados por AVSI LATEAM y Fundación AVSI.
7. Realizar el reclamo de IVA para el dinero ejecutado en el proyecto.
8. Supervisar los procedimientos administrativos de la oficina de proyecto.
9. Responsable de la gestión del inventario:
-Periódicamente verificar con el equipo local, el/la Contador/a y el/la Logista la implementación del procedimiento.
-Periódicamente verificar que se están aplicando controles de inventario y almacén para garantizar el buen uso de los recursos.
-Supervisar la planificación, realización y documentación del proceso de transferencia de bienes según las normas de WFP.
10. Responsable de supervisar el uso de los recursos comunes:
-Coordinar la implementación de los procedimientos y las herramientas para la buena aplicación de los recursos comunes.
-Verificar los procesos generales relativos al uso de los recursos que se requieran según las normas de WFP (vehículo, personal, etc.)
11. Responsable de los archivos de documentación y orden:
-Elaborar el procedimiento y las herramientas para guardar documentación vinculada con el
proyecto.
-En coordinación con el equipo local disponer de los espacios tanto en físico como en digital que faciliten el acceso a la información de modo ágil y sencillo, así como su custodia con los sistemas de seguridad necesarios y que faciliten la rendición de cuentas.
-Velar por el cuidado y orden del archivo y de los espacios de trabajo.
12. Participar en reuniones, talleres, y formación para recoger información para su buen desempeño
profesional.
-Garantizar que se cumpla todas la Legislación Venezolana y sus actualizaciones.
13. Realizar otras tareas que le solicite su supervisor, dentro del ámbito del trabajo.
4. Requisitos claves y cualificaciones
-Formación: 3er Nivel en Administración; Contabilidad; Economía o áreas afines.
-Experiencia requerida obligatoria: Mínimo 3 años en la gestión administrativo financiera de proyectos de ayuda humanitaria y cooperación internacional.
-Competencias: gestión de recursos; manejo de declaraciones antes instancias Estatales y
cumplimientos de mandatos administrativos legales, capacidad de utilizar sistema Office completo,
análisis y gestión de presupuestos orientados a resultados y planificación ágil, conocimiento de
herramientas de gestión del ciclo del proyecto (marco lógico; matriz de planificación y seguimiento
de indicadores, matriz financiera), conocimiento de plataformas virtuales (Zoom, Google Teams,
etc.).
-Requisitos diferenciales: valoración adicional de experiencia de trabajo con equipos
multidisciplinarios, experiencia en proyectos financiados por Naciones Unidas, Unión Europea, entre
otras instituciones de la cooperación internacional.
-Idiomas: español (obligatorio); inglés (deseable).
5. Conocimientos, habilidades y destrezas:
-Habilidades blandas: pensamiento analítico, gestión orientada a resultados, análisis de impacto en la
toma de decisiones, claridad, planificación, gestión del tiempo, previsión de riesgos, comunicación
asertiva, excelentes relaciones interpersonales.
-Respeto por los principios humanitarios.
-Disposición e interés en participar en los procesos de capacitación dictados por WFP.
-Habilidades de comunicación y liderazgo.
-Empatía.
-Experiencia en levantamiento y digitalización de datos.
-Adaptabilidad a las condiciones y dinámicas del trabajo en terreno.
-Interés y compromiso por permanecer en el equipo de seguimiento.
-Understanding the principle of confidentiality before the information shared by participants and
beneficiaries.
How to apply
Those interested should send their curricular synthesis in Spanish to andri.castillo@avsi.org until October 6 at 5:00 p.m. ( Venezuela ) time. The email must contain the subject “ CV TdR 002/2023 Financial Administrator / Project WFP ”.