Assistant (e) de Gestion, G3 | Kinshasa | RD Congo at World Food Programme


A PROPOS DU PAYS

La RDC est la plus grande urgence humanitaire au monde en termes de chiffres absolus, avec une prévision de 26 millions de personnes souffrant de faim aiguë. La recrudescence du conflit dans l’est du pays et les déplacements à grande échelle qu’il engendre, la flambée des prix des denrées alimentaires et les effets persistants du COVID-19 poussent les communautés vulnérables à leurs limites.

La malnutrition infantile reste une préoccupation majeure. Les enquêtes menées fin 2021 dans 70 des 503 zones de santé de la RDC montrent que 860 000 enfants de moins de 5 ans et 470 000 femmes enceintes ou allaitantes de ces zones souffriront de malnutrition aiguë cette année. Les chiffres pour l’ensemble du pays sont bien sûr beaucoup plus élevés.

Si le conflit reste la principale cause de la faim, d’autres facteurs, notamment les chocs climatiques, les infestations destructives des cultures, les répercussions de plusieurs épidémies de la maladie à virus Ebola – qui a récemment refait surface dans la province de l’Équateur – et les impacts socio-économiques du COVID-19, contribuent également à réduire la production alimentaire et à aggraver la faim et la pauvreté.

L’aide extérieure, y compris celle du PAM, a permis d’éviter une crise plus large et plus profonde, mais elle doit être renforcée, alors même que la guerre en Ukraine augmente considérablement nos coûts opérationnels, notamment par la hausse des prix des denrées alimentaires et du carburant.

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU POSTE :

Effectuer une série d’activités de coordination et d’administration qui contribuent à la sécurité et à l’efficacité du service aérien pour la communauté humanitaire

Le/la titulaire du contrat exerce principalement des activités de contrôleur de fret et d’assistant de bureau.

À ce niveau, il/elle travaille sous étroite supervision ou en bénéficiant d’une assistance dès qu’il/elle en a besoin. On attend du candidat/e qu’il/elle produit un travail structuré et précis.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Sous la direction de l’assistant/e d’aviation ou de l’associé/e aviation de l’unité UNHAS à Kinshasa, le candidat/la candidate sera chargé (e) de :

  1. Collecter, trier et diffuser le courrier, des rapports et d’autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur.
  2. Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
  3. Relire des documents, comme des rapports normalisés ou du courrier, pour contribuer à l’exactitude des écrits du personnel.
  4. Le cas échéant, proposer un ensemble d’activités standard d’aide à la gestion pour contribuer à l’efficacité des modalités de fonctionnement.
  5. Effectuer les réservations de cargo ou participer à l’organisation de manifestes, afin d’aider le personnel du service à la clientèle à travailler efficacement.
  6. Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel.
  7. Effectuer les tâches courantes de saisie des données conformément aux systèmes définis pour veiller à ce que les informations soient organisées et consultables sans délai par l’équipe chargée de la gestion.
  8. Aider à assurer la réception et l’envoi des marchandises et se référer aux documents officiels approuvés (CMR, NOTOCs, Manifestes) de façon à garantir l’exactitude du comptage physique des marchandises sur les vols d’UNHAS, notamment en vérifiant que la qualité est conforme aux normes établies.
  9. Effectuer les inspections quotidiennes et établir des rapports sur la quantité et des informations détaillées des marchandises reçues/envoyées et manutentionnées, et demander les mesures à prendre au ou à la responsable hiérarchique.
  10. Surveiller l’état de l’entrepôt et des marchandises et prendre les mesures appropriées, afin d’aider à utiliser l’espace de stockage de manière efficiente et à stocker les marchandises avec méthode en respectant les normes établies par l’UNHAS en la matière.
  11. Exercer toute autre fonction selon les instructions de les assistant d’aviation, de l’Officier national de l’aviation, de l’Officier du transport aérien ou du Chef du transport aérien.

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE :

Passagers et bagages

  1. Veiller à ce que les passagers respectent les procédures indiquées sur les bagages lors de l’enregistrement.
  2. Aider à la pesée et à l’étiquetage des bagages des passagers.
  3. Aider les agents d’enregistrement et de manutention à trier, charger et transporter les bagages vers l’avion.
  4. Classer et organiser les bagages à proximité de l’avion.
  5. Assurer la coordination avec le personnel au sol pour le chargement correct de l’avion.
  6. Veiller à ce que l’assistant d’aviation soit informé de tout bagage non identifié.
  7. Aider à décharger tous les bagages à l’arrivée.
  8. Aider à trier les bagages et à enregistrer les bagages des passagers dans la zone d’arrivée des bagages.
  9. Informer l’assistant d’aviation des plaintes / réclamations des passagers concernant les bagages.
  10. S’assurer du respect de la procédure d’enregistrement des passagers VIP ; personnes handicapées jusqu’à l’embarquement et le débarquement à l’arrivée de l’avion.

Cargo handling

  1. Veiller à l’enregistrement de toutes les marchandises non accompagnées et assurer le tri, le chargement et le transport vers les avions.
  2. Assurer le chargement/déchargement de la cargaison sur/à partir de l’avion.
  3. Coordonner avec le personnel de manutention la livraison appropriée des marchandises à l’arrivée.
  4. Signaler toute expédition non identifiée à l’assistant d’aviation et, le cas échéant, veiller à ce qu’elle soit chargée dans l’entrepôt approprié.
  5. S’occuper des cargaisons perdues, trouvées et endommagées et signaler ces irrégularités.
  6. Informer l’assistant d’aviation/ l’Officier national de l’aviation /ATO/CATO de toute plainte/réclamation faite par les expéditeurs.
  7. Fournir et/ou faire en sorte que les équipements et les installations de stockage essentiels soient disponibles pour les cargaisons périssables spéciales et autres articles spéciaux.
  8. Préparer le(s) manifeste(s) de cargaison et en transmettre les copies appropriées selon les besoins.
  9. Vérifier le fret entrant par rapport au(x) document(s).
  10. Aviser le destinataire/l’agent de l’arrivée conformément aux instructions applicables.
  11. Manipuler les marchandises dangereuses et fournir tous les documents connexes nécessaires (déclaration de l’expéditeur, etc.) à l’équipage de l’avion.
  12. Préparer des rapports hebdomadaires sur le fret transporté et le fret stocké dans l’entrepôt et en attente d’envoi.
  13. Veiller au strict respect des procédures de réception des marchandises (cargo) de nos partenaires.
  14. Aviser l’assistant de l’aviation/officier national de l’aviation/ATO/CATO de toute présence de marchandises dangereuses (DG) pour la préparation des documents conformément aux règlements de l’IATA.
  15. Assurez-vous que toutes les cargaisons ont des étiquettes correctement attachées à chaque colis en fonction de sa CMR pour éviter d’être acheminer à une mauvaise destination.
  16. Maintenir l’entrepôt en ordre et organisé.

Soutien au bureau

  1. Participer à la transmission de la correspondance entre l’unité et les autres bureaux/sections.
  2. Aider à classer et à suivre les déclarations de fret comme indiqué par l’assistant d’aviation.
  3. Aider à charger/décharger les articles de catering et le fret depuis/vers le bureau.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES :

Formation:

Certificat d’études post-secondaires dans n’importe quel domaine.

Expérience souhaitée

  • Expérience des opérations de transport aérien humanitaire, un minimum d’un an.
  • Expérience du suivi de divers aspects liés aux opérations logistiques.
  • Expérience de l’appui à la gestion des entrepôts.
  • Expérience de la saisie des données et de la génération de rapports périodiques.
  • Expérience de l’utilisation des ordinateurs, y compris TakeFlite et autres progiciels et systèmes standard du PAM.

Connaissances et compétences :

  • Aptitude à utiliser du matériel standard de bureau, comme des photocopieuses et des scanneurs.
  • Connaissance des pratiques et des méthodes normalisées d’aide à la gestion.
  • Connaissance des progiciels standard de bureautique, comme Microsoft Word.
  • Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
  • Souci du détail pour déceler les anomalies dans les données.
  • Aptitude à respecter les délais et à suivre des consignes claires.

Connaissances linguistiques:

  • Maîtrise de la langue française et anglaise (parlée et écrite).

How to apply

Les candidat.e.s externes intéressé.e.s peuvent soumettre leurs candidatures en cliquant sur le lien suivant : ICI

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES : 31/08/2022

Réf. : VA 171590

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : wfprecruitment@wfp.org en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

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