Job title : Head of Support Services Chad
Technical Supervisor: Head of mission Chad
Hierarchical manager : Head of Mission Chad
Location’ assignment : N’Djamena with missions on field offices
Area of’operational intervention : Region of’Africa de l’West, North Africa and Latin America
Contract duration: 12 months (renewable)
Contract Type: Expatriate and National
Salary conditions: Band Management F
Introduction
The Danish Refugee Council provides assistance to refugees and displaced people around the world: we provide emergency assistance to these people, including, we fight for their rights and strengthen their opportunities for a better future. We work in conflict-affected areas, as well as along travel routes, and within countries where refugees settle. In cooperation with local communities, we strive to achieve solutions that are responsible and sustainable. We are working for the successful integration of vulnerable communities and, where possible, the realization of their wish to return home.
The Danish Refugee Council ( below: DRC, for Danish Refugee Council ) was founded in Denmark in 1956 and has since become an international humanitarian organization with more than 7,000 employees and 8,000 volunteers. With its headquarters in Copenhagen, and present in 40 countries, the DRC is a non-governmental aid organization, for non-profit purposes, politically neutral and independent and non-denominational.
Our vision is a life with dignity for all displaced people around the world. All of our efforts are based on our moral compass: humanity, respect, independence, neutrality, participation, honesty and transparency.
DRC was recently registered in Chad. We start operations from scratch and aim to develop them quickly with the main objective of responding to the humanitarian crisis in the east of the country in close coordination with DRC in Sudan. Multi-country programming will also be explored in the south of the country in synergy with DRC Central Africa and Cameroon.
DRC places a strong emphasis on partnership, localization and sustainable solutions, working for equitable partnerships, and, effective coordination mechanisms and capacity-building of national and local actors to respond effectively to urgent needs, and to chart the path towards sustainable solutions. DRC is based in six countries in West and Central Africa and has a regional office in Dakar, Senegal.
1) About the position
The support services manager ensures the coordination and strategic direction of all support functions ; Finance, Human Resources, Chain S’procurement and IT ; and ensures that all support functions are functioning properly to meet program needs, in accordance with the DRC operations manual.
It ensures compliance with the procedures and guidelines of the DRC in the region. It contributes to the development of mission strategies, which are translated into action plans and day-to-day tasks. It provides technical support and advice to mission operations.
Please note that this job offer is subject to confirmation of funding for our operations in Chad. We await donor feedback from mid-December 2023.
The expected start date is February 2024 with a possibility of adjustment if necessary by the successful candidate.
2) Tasks and responsibilities :
As a support services manager, you are responsible for the following tasks :
Planning & strategy
• Veiller à ce que la planification annuelle des services support soit effectuée et que les objectifs soient atteints, tout en s’assurant qu’ils sont en lien avec les procédures globales et régionales pour une cohérence à travers l’organisation.
• Veiller à ce que les services support soient adaptés aux besoins du programme.
• Veiller à ce que la planification des projets tienne compte des exigences pertinentes en matière de services support (tels que les délais et les budgets appropriés, la planification des achats).
• Veiller à ce que la mobilisation des ressources soit réaliste et réponde aux besoins des fonctions support, en utilisant le budget des opérations pour contribuer aux propositions des donateurs.
• Organiser et animer des réunions d’analyse et de suivi budgétaires mensuellement avec les responsables des projets mis en œuvre et effectuer des rapprochements entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si nécessaires.
Risque et conformité
• Être le point focal pour le contrôle de conformité, le registre des risques, l’audit interne et les objectifs de la stratégie support.
• Développer et veiller au respect des procédures et politiques locales à travers les différentes fonctions support
• Veiller à ce que les partenaires du DRC soient formés (formation initiale et continue) pour mettre en œuvre efficacement les lignes directrices du DRC et les exigences des bailleurs de fonds.
• Vérifier les rapports financiers des partenaires et s’assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes à la réglementation de la DRC et aux exigences des bailleurs.
• Effectuer des contrôles aléatoires sur les dépenses des partenaires (contrôle interne)
• Effectuer le contrôle interne des fonctions support et veiller à la mise en place des recommandations
• Assurer le suivi du registre des risques du pays et fournir des recommandations pour les risques liés au support.
• Assurer un suivi adéquat des mesures d’atténuation des risques en coordination avec le management et les personnes responsables.
• Veiller à ce que l’ensemble des employés soit formé et sensibilisé au Code de Conduite, politique d’anti-corruption et mécanismes de rapportage
Finance
• Veiller à ce que toutes les transactions soient correctement enregistrées dans le système comptable (Dynamics) et respecter strictement les délais fixés pour la clôture des comptes (hebdomadaires, mensuels et annuels).
• Responsable de la création du budget des nouvelles subventions dans le système.
• Responsable du budget pour toutes les lignes des services support et fonctionnement du bureau
• Responsable du suivi budgétaire et des prévisions pour les budgets nationaux, en coordination avec les équipes de programme.
• Assurer le suivi budgétaire de toutes les subventions avec les responsables budgétaires
• Veiller à ce que les principales tâches financières annuelles soient accomplies (telles que les rapports annuels et audits financiers).
• Travailler avec les services financiers pour s’assurer que les équipes de programme comprennent clairement les exigences en matière de conformité.
• Veiller à ce que les tâches financières mensuelles soient accomplies (par exemple, et sans s’y limiter, l’examen des salaires, les flux de trésorerie et les prévisions de trésorerie) et conformes aux procédures du manuel des opérations.
Support RH
• S’assurer que les rapports mensuels sont produits et que les objectifs sont atteints par le département, tout en assurant la liaison avec le département régional des ressources humaines.
• Veiller à ce que les tâches trimestrielles soient accomplies dans les délais (telles que l’intégration du personnel, la formation au code de conduite et la planification des congés).
• Veiller à ce que les tâches annuelles en matière de ressources humaines soient accomplies conformément au manuel des opérations (par exemple, les examens de performance et de développement).
• Rationaliser les réponses des RH dans les différents départements (par exemple, soutien à l’élaboration d’organigrammes et développement des capacités).
• Veiller à ce que l’équipe des RH s’acquitte des tâches quotidiennes, telles que le recrutement, le renouvellement ou la modification des contrats, la soumission des feuilles de temps et le suivi des congés.
• Assurer le suivi avec la CNPS et le personnel des RH à Ndjamena pour toutes les questions pertinentes. Participer aux réunions avec la CNPS et le centre d’imposition en collaboration avec le CD et le département RH.
Support Administratif
• Être le point focal pour les tâches administratives clés, telles que l’enregistrement pour le pays.
• Superviser l’équipe afin d’assurer le suivi des tâches de routine (par exemple, mais sans s’y limiter, les fournitures de la maison d’hôtes, les demandes de visa, l’achat de crédit téléphonique, le paiement des factures de services publics, les contrats de location et de bail).
Logistique, chaine d’approvisionnement et Informatique
• Veiller au respect des procédures de passation de marchés en étant le point focal pour les appels d’offres avec l’unité de coordination (y compris en tant que président pour la plupart des appels d’offres importants).
• Suivre de près les indicateurs clés de performance du département et veiller à ce que les rapports mensuels soient soumis dans les délais et de grande qualité.
• Gérer le développement, la planification et le suivi des accords-cadres
• Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement dans le système ERP (Dynamics).
• Etre un point focal et un décideur pour les annulations de mouvements de flotte avec la coordination nationale
• Travailler avec le chargé logistique pour s’assurer que chacun des sous-départements (achats, flotte, actifs, entrepôts et informatique) a des objectifs et les atteint, conformément aux procédures du manuel d’opérations.
• Assurer une gestion appropriée des biens et des stocks au niveau national
• Contrôler que l’équipe chargée de la chaîne d’approvisionnement garantit un système informatique approprié, avec sauvegarde des données et moyens de protection contre les logiciels malveillants, ainsi que des moyens de communication suffisants et fiables pour la mission.
• Veiller à ce que les données et informations soient sécurisés et que l’ensemble des employés soit formé et sensibilisé a la sécurité informatique
En tant que responsable des Services support vous aurez les responsabilités suivantes :
• Responsable de la réalisation des objectifs stratégiques de DRC dans son domaine de responsabilité.
• Responsable de la prise de décisions importantes concernant les activités du département support : ses objectifs, ses fonctions et son rôle, ainsi que de la prise d’engagements et de décisions nécessitant l’utilisation d’importantes ressources de l’unité.
• Responsable de la gestion du personnel de ses subordonnés directs, généralement au moins trois employés. Cela comprend l’embauche et le licenciement, la fixation d’objectifs, la mise à l’épreuve, l’évaluation des performances, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les mauvaises performances, etc.
• Prendre des décisions judicieuses sur la base des politiques de DRC, des MOPs, des normes et des conseils des experts techniques de DRC.
3) Compétences et qualités exigées :
- Au moins 5 ans d’expérience dans une fonction similaire dans le secteur des ONGI
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion du personnel
- Connaissance de la gestion du cycle de projet
- Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des processus d’achat
- Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi
- Connaissance des principes du code de conduite et des systèmes de ressources humaines pour la gestion des performances
- Connaissance des principales politiques des bailleurs et des procédures de conformité
- Connaissance/aptitude à travailler en français et en anglais
Atouts :
- Expérience professionnelle antérieure en Afrique occidentale et centrale
- Expérience préalable dans le lancement d’une opération dans un pays
Tous les employés doivent maîtriser les compétences de base de DRC :
- Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
- Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
- Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
- Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
- Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
4) Nous vous offrons
- Un contrat de 12 mois (renouvelable)
- Niveau/Grade : Management F
- Désignation du lieu d’affectation pour les candidats expatriés: Poste non-accompagné
5) Règlementations Generales
L’employé doit suivre :
• La réglementation de la RDC en matière de sécurité, de santé, de normes COVID-19 et d’hygiène.
• Le code de conduite et toutes les directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
How to apply
6) Procecuss de candidature
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, postulez en ligne en suivant ce lien : [**https://job.drc.ngo/jobs/job?id=169808**](https://job.drc.ngo/jobs/job?id=169808)
Tous les candidats doivent télécharger une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages).
Les candidatures peuvent uniquement être déposées en ligne sur le site web du DRC, au lien indiqué ci-dessus.
Les candidatures envoyées par courrier électronique ne seront pas prises en considération.
Les candidatures seront clôturées le 20 décembre 2023.
Nous encourageons les candidats nationaux et internationaux à postuler et nous offrons des salaires compétitifs. Le salaire et les conditions seront conformes aux conditions d’emploi de DRC. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site web de DRC.
DRC garantit l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou le handicap. Le DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement. Toutefois, les candidats doivent tenir compte du fait que le DRC ne peut pas employer, dans le cadre d’un contrat international, un ressortissant du pays dans lequel il travaillera.
For more details on this position, please contact Gwladys Lise Chanard, regional recruitment specialist, at gwladys.chanard@drc.ngo. Please note that applications sent directly to Ms. Chanard will not be taken into consideration.
If you have any questions or if you have any problems with the online application process, please contact job@drc.dk. For more information on the Danish Council for Refugees, please visit our website drc.ngo.
If you encounter technical difficulties, please contact us on this page: drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.
