WORKING CONTEXT
CESVI is an Italian humanitarian organization, secular and independent, founded in 1985 in Bergamo. CESVI operates in 4 continents with emergency, reconstruction and development projects for local populations.
CESVI’s guiding principles include efficiency, which aims to keep operations management costs within acceptable levels to allocate as much as possible to beneficiaries, and the transparency obtained through a precise certification of the budget results of its economic management.
The Administrative Coordinator Area aims to supervise and monitor administrative / financial management and reporting of projects abroad. Support Area Managers in preparing the sharing costs plan for the assigned countries. It also follows the accounting closure of the projects subject to administrative and financial monitoring for the budget and for the budgeting and forecasting phases.
JOB DESCRIPTION
The selection is urgent and the resource will be inserted between October and November 2023.
The selected candidate will be included in the International Programmes Unit, under the supervision of the unit manager and in close coordination with the resources operating in HQ and abroad.
Activities assigned to the Administrative Coordinator Area include:
- Correct and timely preparation of the financial reporting of the projects / programs according to the Donor’s models and requests, preparation of the final financial reports, review of the accounts of the projects entrusted.
- Control of the administrative management of the projects / programs entrusted.
- Monitoring and application of the administrative procedures of the organization and of the donors.
- Quadratura e controllo dati contabili, estratti conto, situazioni ed analisi contabili destinati all’elaborazione di situazioni periodiche e di bilancio (processo interno di controlling)
- Preparazione audit interni e su indicazione del Finance Specialist e supporto ad audit esterni.
- Su indicazione del proprio referente esegue missioni nelle sedi estere per:
- monitoraggio attività amministrative
- preparazione audit in loco
- apertura o chiusura di uffici amministrativi
- -copertura assenze amministratori locali
- Si occupa delle attività di capacity-building e formazione dello staff amministrativo / contabile che opera per conto di CESVI nei Paesi assegnati.
REQUISITI ESSENZIALI
- Laurea in discipline economiche
- Esperienza di almeno 3 anni nella rendicontazione di progetti all’estero
- Conoscenza procedure e rendicontazione dei principali donatori nazionali e internazionali
- Esperienza pregressa nell’uso di sistemi contabili
- Capacità nella predisposizione di budget di progetto oltre che nella lettura e aggiornamento di BFU (Budget Follow Up)
- Competenze nella redazione di reportistica finanziaria
- Precisione e puntualità
- Riservatezza
- Ottima conoscenza dei sistemi informatici Office (Excel) e Outlook
- Conoscenza della lingua inglese
REQUISITI DESIDERABILI
- Gradita conoscenza del PCM (Project Cycle Management)
- Gradita esperienza nella gestione di audit
- Conoscenza dei programmi Sharepoint e NAV (Microsoft Business Central)
- Conoscenza della lingua francese e/o spagnola
Altre informazioni
- TD sostituzione maternità
- 8 mesi con possibilità di rinnovo fino a un massimo di 12 mesi
- Bergamo
SAFEGUARDING
CESVI applica una politica di tolleranza zero contro ogni forma di abuso, sfruttamento e/o danno arrecato a un bambino o a un adulto vulnerabile da parte di membri dello staff o dai partner dell’Organizzazione.
L’impegno di CESVI ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di selezione del personale che prevede controlli meticolosi, quali il controllo del casellario giudiziale o la verifica di condanne precedenti. Questa procedura è finalizzata a garantire la protezione di bambini e di persone vulnerabili e la prevenzione di qualsiasi forma di abuso. Tali verifiche costituiscono parte integrante del processo di selezione del personale.
TU 81-08
CESVI pays particular attention to safeguarding the health of all the human resources of the Organization and therefore to protect the collaborator, the assessment of suitability for the position for each mission is envisaged before departure. This assessment will be borne by the competent doctor of the Organization.
Due to the high number of applications received, it is not possible for us to give feedback to all candidates.
Only profiles that are part of the shortlist and contacted for a first interview will be updated on the status of their application.
