Senior Project Reporting Associate At International Organization for Migration

Sous la supervision générale de l’agent régional de développement de projet (RPDO), l’associé principal chargé de l’établissement des rapports de projet fournira un soutien complet à l’examen des rapports de projet pour en vérifier l’exactitude et la cohérence, en respectant les exigences des donateurs et les normes internes de l’OIM, et en formulant des recommandations concrètes pour améliorer les rapports. Le rôle consiste à collecter, analyser et présenter des données et des informations pour soutenir les bureaux régionaux et nationaux de l’OIM dans la région de l’OIM en Afrique de l’Ouest et centrale. Ce poste appuiera les efforts visant à renforcer les capacités des bureaux de pays en offrant une assistance technique pour l’examen des rapports, en utilisant diverses méthodes et outils de formation pour améliorer la qualité des rapports. En outre, le titulaire servira de filet de sécurité pour les rapports tardifs, assurant un suivi et une communication en temps opportun pour remédier à tout retard. Ce poste fait partie intégrante du soutien au renforcement des relations avec les donateurs, de la coordination de l’élaboration des projets et de l’établissement de rapports aux donateurs, et de la contribution à l’avancement des objectifs stratégiques de l’OIM par le biais de partenariats avec des homologues gouvernementaux, des agences des Nations Unies et d’autres parties prenantes, le tout en alignement avec les stratégies mondiales, régionales et nationales de l’OIM, y compris le Cadre de résultats stratégiques (CSR)

SECTION 3

Responsabilités et obligations redditionnelles

Rapports et surveillance de la conformité

Soutenir les efforts d’examen et d’analyse des rapports de projet pour s’assurer qu’ils répondent aux normes requises d’exactitude, de cohérence et de respect des exigences des donateurs, y compris la production de rapports en temps opportun, la préparation et la soumission de rapports réguliers aux donateurs, aux parties prenantes et aux autres partenaires.
Aider le RPDO à surveiller la conformité des rapports de projet avec les règles des donateurs et les directives internes de l’OIM, en identifiant toute divergence ou sujet de préoccupation. Aider à l’assurance qualité des rapports en les examinant et en les rédigeant.
Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de recommandations visant à améliorer la qualité et l’efficacité des rapports de projet, en tenant compte des commentaires des donateurs et des évaluations internes.
Servir de filet de sécurité pour les rapports retardés, en assurant un suivi rapide et en réglant tout problème pouvant entraîner des retards dans la soumission des rapports.

Renforcement des capacités et assistance technique

Fournir une assistance technique et renforcer les capacités des bureaux de pays, en les guidant sur les meilleures pratiques en matière de préparation et de soumission des rapports.
Faciliter la communication entre les bureaux régionaux et les bureaux de pays pour vérifier que les processus d’établissement des rapports sont rationalisés et que tout problème est rapidement résolu.
Fournir un soutien administratif et logistique global aux efforts de renforcement des capacités en matière d’élaboration de projets et d’établissement de rapports, y compris le déploiement du FRS.

Relations avec les donateurs et coordination

Aider à renforcer les relations avec les donateurs en surveillant la soumission rapide et précise des rapports, contribuant ainsi à la crédibilité et à la transparence globales des opérations de l’OIM.
Aider à assurer la liaison avec les bureaux régionaux et les bureaux de pays de l’OIM pour suivre les examens en temps opportun des contributions des donateurs en coordination avec les unités concernées au Siège (QG). Soutenir le traitement des demandes des donateurs avec efficacité et aider à partager les plans de réponse aux crises et/ou les appels éclairs avec les donateurs en temps opportun.

Analyse des données et gestion des connaissances

Aider à la collecte de données et à l’analyse de l’information provenant de PRIMA, en vue de cerner les tendances, les modèles et les relations afin d’éclairer de meilleurs efforts de programmation et de production de rapports.
Tenir des registres précis de toute la correspondance, des dossiers de développement de projet et des informations de rapport dans les applications logicielles pertinentes pour soutenir la gestion des connaissances institutionnelles.
Effectuer des déplacements au besoin pour assurer la liaison avec les donateurs, l’élaboration de projets et la coordination. Effectuer toutes autres tâches de soutien qui pourraient être assignées.

CHAPITRE 4

Qualifications et expérience requises

ÉDUCATION

Diplôme d’études secondaires avec au moins 6 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le soutien administratif et l’appui à la gestion de projet ou dans un domaine connexe au niveau national ou international ; ou
Baccalauréat en sciences politiques ou sociales, en relations internationales, en développement international, en études migratoires, en droit ou dans un domaine connexe d’un établissement universitaire accrédité avec 4 ans d’expérience.

EXPÉRIENCE

Expérience de l’appui administratif aux relations avec les donateurs et de la coordination avec les autorités gouvernementales ou diplomatiques ;
Expérience de travail dans une organisation internationale ou connaissance du système des Nations Unies ;
Expérience dans le soutien au développement et à la mise en œuvre de projets, en particulier dans les domaines liés à la migration ou au développement international ;
Knowledge of donor funding processes and reporting requirements;
Experience in providing administrative support for project development, donor reporting and technical writing, preferably in the international development and humanitarian aid sector;
Knowledge of results-based management and other strategic planning approaches in an administrative capacity will be an asset.

SKILLS

A good understanding of IOM project/programme activities and funding processes at operational level will be an asset.
Strong organizational and communication skills, with the ability to prioritize and coordinate multiple tasks.
Ability to prepare routine correspondence, presentations and reports.
Effective interpersonal skills to work collaboratively with colleagues from diverse cultures and professional backgrounds.
Strong attention to detail and the ability to work accurately under pressure while maintaining confidentiality.
Proficiency in basic computer software, such as MS Office applications, Adobe PDF, and a good working knowledge of Excel.

CHAPTER 5

Translation

MANDATORY

Fluency in English and French is required (oral and written).

DESIRABLE

Working knowledge of Spanish and Portuguese.

SECTION 6

Skills [1]

The incumbent must demonstrate the following values and skills:

VALUES – All IOM staff members are expected to uphold and demonstrate these five values:

Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.

Integrity and Transparency: Maintain high ethical standards and act in a manner consistent with the organization’s principles, rules and standards of conduct.

Professionalism: Demonstrate composure, competence and commitment and exercise discernment in day-to-day management.

ESSENTIAL SKILLS – Behavioral Indicators – Level 2

Teamwork: Develop and promote effective collaboration within and across units to achieve common goals and optimize results.

Delivering Results: Producing and delivering quality results in a timely and service-oriented manner. Being action-oriented and committed to achieving agreed results.

Knowledge Management and Sharing: Continually seeks to learn, share knowledge and innovate.

Accountability: Take ownership of the achievement of the Organization’s priorities and assume responsibility for own actions and delegated work.

Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex issues in an informative, inspiring and motivating manner.

The respective competencies and levels should be drawn from the Organization’s competency framework.

How to apply

Interested internal and external candidates are invited to submit their applications by e-mail to recrutementdkr@iom.int, indicating: “ROWCA-HR-24-008-VN, Senior Project Reporting Associate” in the subject line.

In order to be considered, candidates are requested to submit their application along with a cover letter (not exceeding one page) detailing the motivations and qualifications for applying, as well as a detailed curriculum vitae, a working email address and a mobile phone number. Incomplete applications will be automatically rejected.

Only shortlisted candidates will be contacted.

Display period:

From October 1 to October 15, 2024