Logistics Officer / Supply Chain At CESVI – Cooperazione e Sviluppo Onlus

About Cesvi

CESVI is a secular and independent association founded in Italy in 1985 that works for global solidarity and the ideal of social justice through humanitarian development actions.

The same name CESVI, Cooperazione e Sviluppo ( Cooperation and Development ), expresses its philosophy of action, based on promoting the role of its beneficiaries in favor of their own progress, so that international aid is not reduced to temporary charitable action, but promotes a true sustainable development of the most needy populations.

Cesvi in Venezuela

Cesvi was present in Venezuela from 1998 to 2011 with emergency interventions, rehabilitation and development in the child protection sectors, girls and women subjected to sexual exploitation and with various interventions in agricultural production and distribution chains.

Starting in 2019, Cesvi reopened operations in Venezuela, in Caracas, guaranteeing direct support to surviving women and adolescents or those at risk of sexual abuse and exploitation.

Description of functions

Logistics and purchasing management processes

• Reviews, registers and prioritizes requests regarding the management of open purchasing processes:
  • Receive purchase requests.
  • Sending requests for quotes.
  • Perform bid analysis.
  • Issue purchase orders and service provision contracts, civil works, consultancies according to procedure.
  • Obtains additional information / documentation as needed; determines the availability of providers.
  • Collect consolidated information on the processes and present to the Logistics Coordinator for approval.
• Oversees the status of existing applications, maintains contact with suppliers to ensure the timely delivery of goods and services, coordinates the shipment of goods / products / equipment to community missions.
• Produces bidding documents (invitations to be tendered, requests for proposals and requests for quotes) depending on the nature of the requirements and the acquisition cost involved.
• Prepare summaries of offers and compile data contained in quotes, proposals and tenders to determine which supplier can deliver the goods/services required in the best conditions and lowest possible costs under Cesvi’s purchase manual.
• Ensure compliance with Cesvi’s purchasing and logistics policies for supplier selection, and related documentation.
• Ensures compliance with contracting procedures with third parties, including the procurement processes of Project implementing partners.
• Execute the operational processes for conducting logistics events together with the contracted providers.
• Ensure the constant availability of supplies / services / works in operation, such as office materials, transportation, etc.
• Guarantee an adequate storage of the acquired goods.
• Maintain control of inventory entries and exits at the National and Regional levels of each of the CESVI offices for their consolidation and issuance of Reports.
• Supervises and controls the good condition of the teams of the different projects, guaranteeing their status according to the entrances and exits of the office according to field activities.

Report

• Send the monthly and weekly reports, at the request of the head of Mission, the Administration and Finance Coordinator and the Administration and Finance Manager.
• Manage traceability and reconciliation between orders, contracts and deliveries of different goods purchased under the project, both for the operation of the office and those intended for deliveries in project activities.
• Updates the monitoring of purchasing plans with the lists of procedures applied by each procurement process per project.
• Maintain an updated inventory of assets, including proper labeling of assets; document any loss or damage.
• Ensure a timely and accurate flow of logistics documents with the Administrative and Financial Coordination and the Area Coordination.
• Keep the supplier database updated.
• Support the attention of audits regarding purchasing processes and management of assets and assets.

Transportation Management

• Planning, organization and control of the vehicles requested from the transport provider, regarding the control of routes, schedules, monthly costs, assignment of drivers, available vehicles and records related to all coordinated guidelines for the transfer of personnel.
• Support logistics for Cesvi personnel visits or other missions, events, meetings.
• Organize the transport of material and equipment from the activities to the places where they are carried out.

Link between the Program and Logistics Area

• It guarantees a common dynamic between the support teams and the program to achieve the best possible execution of the activities.
• Brinda asesoría periódica sobre los procedimientos de adquisiciones al equipo de programas.
• Sensibiliza sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes.
• Apoya en la actualización de los planes de compra
• Sensibiliza sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas).
• Participa en los procesos de formación e intercambio de experiencias a los que le sean convocados.
• Las demás funciones que le sean asignadas por su Superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del cargo.

Seguridad de oficina y equipo local

• Apoya al Jefe de misión en la implementación de la política la seguridad para la oficina local.
• Informar de cualquier incidente de seguridad al Jefe de Misión.
• Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Caracas.

Otros

• Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
• Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
• Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.

Perfil

Atributos esenciales

Formación:

Estudios universitarios profesionales en las áreas de ingeniera industrial, gestión de operación gestión administrativa y financiera o afines.

Conocimiento y experiencia:

• Al menos 2 años de experiencia relevante en adquisiciones con al menos 4 años de experiencia laboral general.
• Se valora positivamente experiencia en la adquisición de bienes e insumos para intervenciones de acción humanitaria, entre ellos, kits de saneamiento, agua e higiene y dotación de insumos para unidades productivas
• Gran atención a los detalles y capacidad para desarrollar sistemas de seguimiento
• Fuertes habilidades de comunicación y la capacidad de funcionar bien en un entorno de equipo internacional e intercultural.
• Capacidad demostrada para resolver problemas administrativos desafiantes y complicados.

Competencias

• Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
• Actitud propositiva y proactiva.
• Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
• Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
• Solido dominio de Microsoft Office Package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
• Manejo de herramientas de gestión de información en la web.

Atributos preferidos

• Se valorará positivamente, experiencia con proyectos financiados por el Fondo Humanitario de Venezuela, Agencias de Naciones Unidas y Agencias de la Unión Europea.
• Se valorará positivamente, experiencia en contratación de servicios y procesos de logística.
• Experiencia de trabajo en diferentes zonas del País.
• Buenas habilidades para el trabajo en equipo y habilidades en comunicación e interpersonales.
• Conocimiento de ciclos de proyectos y marco lógico
• Conocimiento del idioma inglés.

Condiciones contractuales

• Ubicación: Caracas, Venezuela
• Duración del contrato: 4 meses y 15 días con posibilidad de extensión según financiamientos de los proyectos
• Fecha de inicio previsto: 15/01/2024