Job Identification : 9570
Locations : Kaya, Burkina Faso
Posting Date : 03/29/2023, 12:33 PM
Apply Before : 04/11/2023, 08:32 AM
Job Schedule : Full time
Agency : UNDP
Grade : NPSA-6
Vacancy Type : National Personnel Service Agreement
Practice Area : Crisis management / Country Management Support
Bureau : Regional Bureau for Africa
Contract Duration : 1 Year with Possibility for extension
Education & Work Experience : Bachelor’s Degree – 3 year(s) experience OR High School certificate- 6 year(s) experience
Required Languages : French
Desired Languages : English
Vacancy Timeline
2 Weeks
Job Description
Background
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) Burkina Faso à travers ses cinq (05) bureaux intégrés déjà effectifs dans les régions du Sahel (Dori), Centre-Nord (Kaya), Est (Fada), Nord (Ouahigouya) et les Hauts-Bassins (Bobo-Dioulasso) a pour objectif de se rapprocher des populations pour mieux les écouter, identifier leurs besoins et surtout les impliquer encore plus dans le processus de conception et de mise en œuvre des programmes.
Conformément à son mandat, les interventions du PNUD Burkina Faso seront basées sur différentes activités prioritaires à savoir: (i) l’optimisation de la gestion des urgences humanitaires et sociales; (ii) le renforcement de la présence de l’État et de l’accès aux services sociaux de base ; (iii) le renforcement des capacités de résilience des populations (préservation des droits humains, promotion de la cohésion sociale, prévention de l’extrémisme et la radicalisation) et ; (iv) la création des conditions pour le retour des personnes déplacées, la diversification des sources de revenus, la création des opportunités d’emplois et de revitalisation économique dans les zones les plus fréquemment exposées aux crises.
Dans le cadre du renforcement de son équipe sur le terrain, le Bureau Pays du PNUD recrute un(e) Associé(e) administratif(ve) et financier(e) basé(e) pour son bureau Centre-Nord (Kaya).
Duties and Responsibilities
L’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) joue un rôle clé en contribuant à la gestion opérationnelle saine et efficace du bureau, en mettant l’accent sur les finances, l’administration et la logistique.
Soutien financier
- Participer à l’élaboration des plans de travail annuels régionaux, des termes de références, des budgets et mémorandum des activités des projets actifs dans la région de l’Est ;
- Préparer les états financiers et accompagner la banque pour les paiements de toute activité des projets intervenant dans la région ;
- Soumettre les requêtes de paiement de factures et des mises à disposition ;
- Appuyer les parties responsables du PNUD pour l’élaboration et le suivi de leurs demande décaissement ainsi que la justification des fonds débloqués ;
- Produire les rapports d’exécution financière des activités et appuyer les coordinations des projets à l’élaboration des rapports d’exécution des PTA des projets ;
- Accompagner le personnel du Bureau pour toute requête de paiement ;
- Tenir la comptabilité régulière et conforme aux normes internationales ;
- Appuyer le Chef de bureau dans la préparation des révisions budgétaires ;
- Faciliter, par la tenue d’une documentation conséquente, la réalisation des audits annuels ;
- Tenir la Petite Caisse ;
- Préparer et suivre l’exécution des plans d’acquisition par le Bureau Intégré.
Soutien administratif
- Veiller au respects des procédures administratives et financières du PNUD ;
- Assister le Chef de bureau dans l’exécution des tâches qui lui sont assignées ;
- Organiser, compiler et préparer la documentation et le matériel pour les réunions et les missions.
- Préparer les missions (sécurité clearance, ordres de missions) pour le déplacement des staff du bureau ;
- Gérer le flux d’informations du bureau, en assurant la réception, le tri et l’enregistrement de tous les courriers arrivés dans le registre ;
- Tenir à jour le tableau du personnel (congés, missions, absences)
- Tenir les registres du courrier arrivée et départ et procéder au classement ;
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers des consultants et du personnel occasionnels ;
- Rédiger les compte rendu de réunions, les projets de lettres administratives et les discours,
- Tenir à jour tout document à caractère administratif, comptable ou financier relatif au BI ;
- Apporter à l’Equipe du Bureau Intégré tout appui professionnel nécessaire.
Soutien au procurement
- Assurer l’organisation logistique des activités dans la région en collaboration avec le Procurement ;
- Assurer la gestion des stocks de biens (fournitures et consommables) et réaliser les inventaires du matériel roulant, informatique et mobilier du bureau ;
- Fournir un soutien logistique et opérationnel pour l’organisation de réunions, d’ateliers ;
- S’assurer que des fournitures suffisantes ont été acquises et que les dispositions relatives au lieu de réunion ont été prises en temps voulu et de manière complète ;
- Veiller à ce que les membres de l’équipe suivent les directives opérationnelles et les procédures d’achat du PNUD ;
- Accomplir d’autres tâches dans le cadre du profil fonctionnel, selon ce qui est assigné et jugé nécessaire.
Competencies
Core
Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies
Administration et Opérations : Documents and records management : Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving Events management (including retreats, trainings and meetings) : Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
Finance : Accounting (General) : Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations Gestion des contributions : Ability to receive, record, report and manage contributions received Financial reporting and analysis : Understands changes in regulatory, legal and ethical frameworks and standards for financial reporting in the public sector. Ability to extract, evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful and coherent manner to facilitate effective decision making and performance monitoring. Understands the benefits of integrated reporting, including non-financial resources such as human, social and intellectual capital, and environmental and governance performance
Business Development : Integration within the UN Ability to identity, and integrate capacity and assets of the UN system, and engage in joint work; knowledge of the UN System and ability to apply this knowledge to strategic and/or practical situations
Business Management : Communication Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels
Required Skills and Experience
Education:
- Un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) ou un diplôme universitaire est souhaité, mais pas exigé (Licence) en administration, finance, comptabilité, ou gestion.
Experience:
- Une expérience d’au moins six (06) ans (pour les titulaires du Baccalauréat) ou trois (03) ans (pour les titulaires du diplômes universitaires) sur un poste similaire au niveau des Projets/projets en exécution nationale ou autres types de projets financés par le PNUD ou par d’autres donateurs est requise.
- Excellentes capacités d’analyse technique et financière, de communication orale et écrite, et capacité avérée à rédiger des rapports financiers techniques ;
- Connaissance des systèmes comptables au niveau national ou international ;
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web ;
- Une bonne connaissance des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation d’un système automatisé ou intégré de gestion de type ERP.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne.
- Une bonne expérience des procédures et du suivi administratif des programmes/projets des ONG ou du SNU ;
- Une bonne connaissance des outils de travail du SNU notamment du système Quantum permettant d’être immédiatement opérationnel serait un avantage.
Languages:
- Une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite est exigée ;
- Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.
Disclaimer
Important information for US Permanent Residents (‘Green Card’ holders)
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
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