Consultoria em Assistência Administrativa para o Escritório do Grupo BID em São Paulo
Local de trabalho
O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.
Sobre esta posição
O departamento administrativo está subordinado ao Representante do país e trabalha apoiando nos temas administrativos, financeiros e operacionais .
O que você fará
O consultor deverá:
- Apoiar a especialista em administração e planejamento de recursos na gestão do escritório do Grupo BID em São Paulo com todo o suporte administrativo e operacional:
- Recepção de clientes, fornecedores e todas as pessoas que mantenham relação com o escritório;
- Providenciar a logística necessária para a organização de eventos locais;
- Preparar as salas de reuniões do escritório para videoconferências, calls, e demais reuniões agendadas;
- Manter o calendário de reuniões atualizado;
- Fazer follow-up da agenda do Representante quando este estiver de missão em São Paulo;
- Prestar todo o suporte localmente quando da ocorrência de missões VIP’s;
- Fazer a gestão e acompanhamento dos temas relacionados a compras corporativas, facilities, logística, eventos, pagamentos, orçamento, relacionamento com fornecedores locais e clientes;
- Realizar os pagamentos diários de fornecedores, impostos e outros no sistema SAP para devidas aprovações e efetivação dos pagamentos;
- Acompanhar a execução e prestação dos serviços prestados por empresas terceirizadas (limpeza, manutenção, segurança, infraestrutura, tecnologia) garantindo as condições de infraestrutura e funcionamento do escritório;
- Atuar como preposto junto à gestão condominial, assegurando o cumprimento do regulamento do edifício, bem como garantindo a regularidade dos procedimentos deste;
- Planejar, negociar e supervisionar a aquisição e o recebimento de bens e serviços administrativos necessários ao funcionamento do escritório;
- Garantir o abastecimento do escritório no que diz respeito a insumos (materiais de escritórios, supplies) que se façam necessários;
- Manter o relacionamento e a comunicação com a equipe administrativa do Grupo BID baseada em Brasília, garantindo que todas as atribuições relacionadas a gestão e administração do escritório e dos funcionários sejam executadas eficaz e eficientemente de acordo com as políticas/procedimentos internos e legislação aplicável;
- Encaminhar ao escritório de Brasília todas as faturas de serviços e materiais
- Fazer o acompanhamento dos gastos do escritório, monitorando a utilização do orçamento e garantindo o uso eficiente dos recursos. Consultar o escritório de Brasília sempre que necessário para a adequada gestão desses recursos;
- Reportar sistematicamente ao Especialista em Administração e Planejamento de Recursos do Brasil o andamento das atividades, necessidades, problemas, incidentes e propor soluções e melhorias visando a excelência na gestão do escritório e um nível de excelência ao atendimento a clientes internos e externos;
- Manter atualizado os contatos de clientes internos e externos, assim como prestar o devido suporte de atendimento aos mesmos no que seja necessário, ou tomar as devidas providências e encaminhamentos para que suas necessidades sejam atendidas;
- Preparar relatórios para a análise de gestão e a tomada de decisões;
- Manter o controle dos ativos fixos e administrar o programa de seguros para sua proteção;
- Prestar suporte administrativo aos funcionários locais quando solicitado: trâmites de viagens, contratações de consultores, correspondências, etc..
O que você precisará
- Educação : Graduação em Administração, Gestão Empresarial, Secretariado Executivo ou outra formação em nível superior, desde que comprovada experiência em atividades similares de administração de escritório, desejável pós-graduação concluída (especialização, ou MBA) em áreas relacionadas à Gestão Empresarial.
- Experiência: Mínimo de 03 anos em atividades correlatas.
- Línguas: Espanhol ou Inglês avançado (escrita e fala) .
Competências Gerais e Técnicas
- L iderança de equipes, capacidade analítica, organização, gestão do tempo, foco em resultados, foco no cliente, trabalho em equipe, aprendizagem prática, resolução de problemas, comunicação e influência, criatividade, inovação, change management, experiência em gestão de escritório de médio e pequeno porte, desejável conhecimento em índices de ANS (acordo de nível de serviços).
- SAP (desejável), Microsoft Teams, Zoom, Plataformas Globais (Service Now, diferencial), Excel e PPT Avançados.
Requisitos
- Cidadania: Você deve ser cidadão do Brasil ou de um dos 48 países membros com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil.
- Consanguinidade : Você não deve ter membros da família (até quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, inclusive cônjuge) trabalhando no Grupo do BID.
- Considerações sobre a COVID-19: a saúde e a segurança de nossos funcionários são nossa prioridade número um. Como condição de emprego, o BID/BID Invest exige que todos os novos contratados sejam totalmente vacinados contra a COVID-19.
Tipo de contrato e duração
- Tipo de contrato e modalidade: Consultor Full Time (CNS).
- Duração do Contrato: 12 meses (podendo ser renovado por até 36 meses).
- Localização: Escritório do Grupo BID – São Paulo – Brasil
- Pessoa responsável: Especialista em Administração e Planejamento de Recursos.
O que nós oferecemos
O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem:
- Um pacote de remuneração competitivo
- Licenças e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental independentemente do sexo.
- Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde.
- Plano de pensões: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro e, dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio para um plano de pensão mensal.
- Horários de trabalho flexíveis e híbridos.
- Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para os funcionários .
- Apoio ao desenvolvimento: Oferecemos oportunidades de aprendizado para melhorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento individual de carreira e muito mais.
Nossa cultura
No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações.
Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem.
Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição.
Nossa equipe de Recursos Humanos analisa cuidadosamente cada inscrição.
Sobre o Grupo BID
O Grupo BID, composto pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), BID Invest e BID Lab, oferece soluções de financiamento flexíveis a seus países membros para financiar o desenvolvimento econômico e social por meio de empréstimos e doações a entidades públicas e privadas na América Latina e o Caribe.
Sobre o BID
O Banco Interamericano de Desenvolvimento tem como missão melhorar vidas. Criado em 1959, o BID é uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional da América Latina e o Caribe. O BID também realiza projetos de pesquisas de vanguarda e oferece assessoria sobre políticas, assistência técnica e capacitação a clientes públicos e privados em toda a região.
Siga-nos:
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Additional Information
- External Opening Date: Mar 20, 2023
- External Closing Date: Apr 17, 2023
- Job Field: Technical Support
